Avec l’essor des technologies numériques et le développement du télétravail, la digitalisation des processus RH est devenue une tendance incontournable pour les entreprises de toutes tailles. Au-delà du gain de temps pour les services RH, la digitalisation RH peut aider à améliorer l’expérience des collaborateurs, en simplifiant les processus administratifs et en fluidifiant la communication.
Dans cet article, nous explorons les atouts de la digitalisation RH pour l’optimisation de l’expérience collaborateur.
✔️Accès facile à l’information
Tout d’abord, la mise en place d’un SIRH permet de faciliter la collaboration et les échanges avec les salariés. A travers la mise en place d’un portail RH, les collaborateurs peuvent ainsi accéder facilement à des informations et à leurs documents professionnels.
Un portail RH est une plateforme intégrée au SIRH qui permet de centraliser l’ensemble des données RH et de simplifier la communication entre les collaborateurs, managers et services RH. Il favorise ainsi l’autonomie des salariés qui peuvent accéder facilement à leurs informations personnelles et effectuer diverses demandes (remboursement de notes de frais, congés & absences, demande d’attestations employeur…).
La mise en place d’un coffre-fort numérique peut par ailleurs permettre à vos collaborateurs de consulter leur fiche de paie en quelques clics, et de stocker leurs documents personnels et professionnels en toute sécurité. Ce type de solutions est très apprécié par les collaborateurs pour leur simplicité d’utilisation et leur sécurité.
✔️Automatisation des tâches administratives
Les processus administratifs sont souvent longs et fastidieux. La digitalisation des RH permet de les automatiser, réduisant ainsi les erreurs et les délais. En effet, la mise en place d’un SIRH va permettre de gérer un certain nombre de tâches administratives telles que la gestion des congés & absences, des notes de frais ou encore du Onboarding.
L’intérêt du SIRH est la possibilité de définir des workflows de validation personnalisés selon votre organisation. Par exemple : le collaborateur peut saisir une demande d’absence, le manager est invité par mail à la valider ou la refuser, puis l’équipe RH est notifiée pour la traiter côté paie. Les processus sont ainsi facilités et fiabilisés.
Ainsi, le SIRH permet aux collaborateurs de gagner un temps précieux et de fluidifier les échanges et la communication avec leur manager et les services RH. Il favorise également la fiabilité des informations et la bonne transmission des données vers la paie (notes de frais, congés, heures supplémentaires…)
✔️ Réponse aux attentes actuelles des salariés
Aujourd’hui, il existe une très forte attente des salariés vis-à-vis de la transformation digitale RH. Pourtant, de nombreuses entreprises ont du mal à sauter le pas de la digitalisation.
C’est ce que révèle l’étude « L’impact du numérique sur la gestion RH » réalisée par Sage & Opinionway en mars 2023. 25 % des décideurs RH eux voient la digitalisation RH comme une opportunité et 30 % d’entre eux, comme un risque. Si les salariés perçoivent ces risques dans une même mesure (25 %), 47 % sont quant à eux convaincus des atouts qu’offre la digitalisation.
Les salariés perçoivent en effet de nombreux avantages à la transformation digitale des processus RH, notamment la fluidification de la communication (70 %), les échanges internes facilités (67 %), l’amélioration de l’image de l’entreprise et la qualité de vie au travail (65 %).
Cette étude démontre l’enthousiasme grandissant des salariés vis-à-vis de la digitalisation des Ressources Humaines. En effet, les salariés apprécient l’autonomie dont ils disposent grâce à la dématérialisation, qui permet également une meilleure fluidité et réactivité face à leurs demandes.
Infographie : les salariés très attentifs à la digitalisation RH
✔️Optimisation de la gestion des talents
La digitalisation des RH peut favoriser la satisfaction des salariés en améliorant la gestion des talents au sein de l’entreprise. Les solutions de gestion des Talents peuvent aider à collecter des données sur les compétences, les expériences et les objectifs de chaque collaborateur. Ainsi, les services RH disposent d’une visibilité sur les talents et compétences présents dans l’entreprise, ce qui leur permet de les aligner avec les besoins de l’entreprise. De plus, la digitalisation peut favoriser la mobilité interne en communiquant de façon claire et transparente sur les opportunités de carrière disponibles. Les salariés ont ainsi une meilleure satisfaction s’ils se sentent écoutés et soutenus dans le développement de leurs compétences. Enfin, les solutions de gestion des talents peuvent aider à définir des plans de développement pour chaque collaborateur, ce qui permet de renforcer leur engagement et leur fidélité envers l’entreprise
✔️Amélioration de la productivité
Enfin, la digitalisation des RH permet d’améliorer significativement la productivité des collaborateurs. Les processus automatisés et la communication plus efficace réduisent le temps passé sur les tâches administratives et permettent aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Le SIRH facilite par ailleurs le suivi des tâches administratives tout au long du parcours du collaborateur (embauche, vie du salarié, fin de contrat).
Le logiciel permet au service RH et aux managers d’être alertés des différents événements concernant les salariés (visites médicales, fin de période d’essai, formations à prévoir, renouvèlement de permis ou d’habilitations etc.). Le suivi est ainsi fluidifié et facilité par le digital. D’autre part, disposer d’un SIRH permet une analyse approfondie des données RH. En quelques clics, les services RH peuvent ainsi établir des tableaux de bord et reportings de suivi RH totalement personnalisés (masse salariale, turnover, absentéisme…)
La transformation digitale est en marche
Bien que de nombreux salariés reconnaissent les avantages de la digitalisation des processus RH, de nombreuses entreprises, en particulier les TPE, restent en retard sur cette transformation. Certains dirigeants et services RH peuvent avoir des réticences à l’égard de la digitalisation, ou manquer de connaissances sur les outils disponibles pour les aider dans ce processus. Pourtant, la digitalisation des RH offre de nombreux avantages pour les entreprises et leurs collaborateurs, notamment la simplification des processus administratifs, l’amélioration de la communication et l’augmentation de la productivité. Il est donc crucial pour les entreprises de prendre des mesures pour amorcer dès à présent leur transformation digitale.
