Définition et enjeux de la gestion électronique des documents (GED RH)
La gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé conçu pour organiser, stocker, gérer et récupérer des documents et des informations numériques au sein d’une organisation. Elle implique la numérisation, la classification, l’indexation et le stockage sécurisé de documents électroniques afin de faciliter leur accès, leur partage et leur gestion tout au long de leur cycle de vie.
La GED permet de remplacer les processus manuels de gestion de documents papier par des flux de travail numériques. Elle offre des fonctionnalités telles que la recherche rapide, la récupération instantanée des données, la gestion des versions, le contrôle d’accès sécurisé et la conservation conforme aux réglementations. Cette approche digitale facilite la collaboration entre les services, réduit la perte de documents, améliore l’efficacité opérationnelle et favorise une gestion plus efficace et durable des ressources documentaires au sein d’une entreprise.
La GED RH est une solution numérique qui centralise et rend facilement accessibles les documents essentiels concernant les employés, simplifiant ainsi leur gestion pour les professionnels des RH. Dans cet article, découvrez les 5 grands avantages de la GED pour les services RH.
Avantage 1 : Centralisation et accessibilité des données
La gestion électronique des documents (GED) appliquée aux ressources humaines (GED RH) offre un système centralisé de l’information. Tous les documents liés aux employés, tels que les CV, les contrats de travail, les évaluations de performance, les demandes de congés, les certificats de formation, sont regroupés au sein d’une unique plateforme électronique.
Cette centralisation des données permet un accès facile et rapide aux informations pour les membres autorisés de l’équipe RH, éliminant ainsi le besoin fastidieux de rechercher des documents dispersés dans plusieurs systèmes ou dossiers physiques. Grâce à la GED RH, les professionnels des ressources humaines peuvent désormais retrouver et consulter facilement les informations nécessaires concernant un employé, sans avoir à naviguer entre différents supports ou à effectuer des recherches manuelles longues et complexes.
En consolidant tous les documents au même endroit, la GED RH simplifie la gestion quotidienne des dossiers des employés. De plus, elle optimise la productivité des services RH en réduisant le temps et les heures consacrés à la recherche et en facilitant la mise à jour et la gestion de ces documents de manière centralisée. Cette approche favorise une gestion plus efficace et cohérente des informations liées aux employés, contribuant ainsi à une meilleure gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.
Avantage 2 : Sécurité et confidentialité des données
La gestion électronique des documents (GED) en matière de sécurité des données repose sur plusieurs mécanismes. Elle garantit la protection des informations sensibles liées aux employés au sein d’une organisation.
Contrôles d’accès stricts :
La GED RH met en place des systèmes de contrôle d’accès très précis. Elle permet de définir des niveaux de permissions et des règles d’accès, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent accéder à des documents spécifiques. Par exemple, certains dossiers confidentiels peuvent être limités à un nombre restreint de membres de l’équipe RH ou de responsables hiérarchiques désignés.
Permissions définies :
Elle offre la possibilité de définir des permissions précises pour chaque type de document ou de dossier. Ces permissions peuvent inclure des autorisations de lecture, d’écriture, de modification ou de suppression, ce qui permet de contrôler strictement les actions pouvant être effectuées sur les documents.
Conformité aux réglementations :
La GED RH est conçue pour se conformer aux réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Elle intègre des fonctionnalités pour garantir la conformité avec ces normes, comme le cryptage des données, la gestion des consentements, le suivi des accès et la traçabilité des actions effectuées sur les documents sensibles.
Protection des informations sensibles :
En combinant ces mesures de sécurité, la GED RH assure une protection rigoureuse des informations sensibles sur les employés, telles que les données personnelles, les évaluations de performances confidentielles, les dossiers médicaux, etc. Cette protection vise à éviter tout accès non autorisé ou toute utilisation inappropriée de ces informations, préservant ainsi la confidentialité et l’intégrité des données RH.
En résumé, la GED RH déploie des dispositifs de sécurité avancés pour garantir un niveau élevé de confidentialité des données RH, tout en respectant les réglementations en vigueur en matière de protection des informations personnelles. Ces mécanismes contribuent à maintenir la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données tout au long de leur cycle de vie au sein de l’entreprise.
Avantage 3 : Simplification des processus RH
La gestion électronique des documents appliquée aux ressources humaines (GED RH) transforme fondamentalement la manière dont les processus RH sont gérés au sein d’une entreprise. En automatisant diverses tâches et processus, la GED RH simplifie et rationalise considérablement les activités administratives liées aux employés.
Fonctionnalités clés : la gestion automatisée
La gestion automatisée des dossiers des employés constitue l’une des fonctionnalités clés de la GED RH. Elle permet de stocker électroniquement et de gérer de manière organisée et accessible tous les documents liés à chaque employé, tels que les contrats, les évaluations de performance, les formations suivies, les documents administratifs, les certificats, etc. Ces informations sont ainsi centralisées et facilement accessibles, ce qui élimine la recherche fastidieuse de documents physiques et réduit les risques de perte ou d’oubli de documents importants.
En outre, la GED RH facilite la gestion des demandes de congés en automatisant les processus de demande, d’approbation et de suivi. Les employés peuvent soumettre leurs demandes de congés via une plateforme numérique. Les responsables des RH peuvent traiter ces demandes de manière plus efficace. Ils peuvent également suivre l’état d’avancement des congés et assurer une répartition équitable des congés entre les membres du personnel.
Fonctionnalités clés : stockage des évaluations
De même, les évaluations de performance peuvent être gérées de manière plus fluide avec la GED RH. Elle permet de stocker et de consulter facilement les résultats des évaluations passées, de planifier et de suivre les objectifs individuels, tout en digitalisant la gestion des entretiens professionnels.
En automatisant ces processus clés des ressources humaines, la GED RH contribue à simplifier la gestion administrative. Elle réduit ainsi les erreurs potentielles liées à la manipulation manuelle de documents, améliorant la précision des données et l’efficacité opérationnelle globale de l’équipe RH. Ces avantages se traduisent par une optimisation du temps, une meilleure productivité du personnel et une concentration accrue sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Avantage 4 : Gain de temps et productivité accrue
La transition vers la gestion électronique des documents (GED) révolutionne la façon dont les professionnels des ressources humaines gèrent et accèdent aux informations cruciales. En remplaçant les méthodes de recherche manuelle de documents papier souvent fastidieuses et chronophages, la GED RH offre un avantage indéniable : un accès rapide et simplifié aux informations essentielles.
Grâce à cette rapidité d’accès, les équipes RH peuvent éviter les longues recherches de documents physiques, gagner du temps et se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En libérant du temps aux professionnels RH, la GED leur offre l’opportunité de se concentrer sur des aspects stratégiques de leur travail.
Par exemple, ils peuvent mettre l’accent sur le développement des salariés, en concevant des programmes de formation adaptés ou en fournissant un soutien ciblé pour aider les employés à évoluer professionnellement.
De même, la planification stratégique des ressources humaines devient une priorité plus tangible. Les équipes peuvent focaliser sur l’analyse des données RH, l’amélioration de l’engagement et des stratégies de recrutement. Cela inclut l’évaluation des besoins pour les objectifs à long terme.
En somme, la GED RH libère du temps précieux pour les professionnels des ressources humaines, leur permettant ainsi d’approfondir leur impact sur l’entreprise en se concentrant sur des initiatives stratégiques et en investissant dans le développement et la croissance de l’ensemble des employés.
Avantage 5 : Écologie et durabilité
La transition vers une gestion électronique des documents implique un passage progressif des documents papier vers des formats numériques. Ce changement réduit considérablement la dépendance à l’égard du papier dans les processus de travail. La diminution de l’utilisation du papier engendre plusieurs avantages environnementaux et économiques significatifs.
Réduction de la consommation de papier :
La GED permet de limiter l’usage du papier en favorisant la création, la réception et le stockage de documents sous forme électronique. Moins de documents physiques sont imprimés, réduisant ainsi la demande de papier dans l’entreprise.
Contribution à une démarche écoresponsable :
En réduisant la consommation de papier, la GED s’inscrit dans une approche plus respectueuse de l’environnement. Moins d’arbres sont abattus pour la production de papier, réduisant ainsi l’empreinte écologique liée à cette activité.
Économies sur les coûts liés à l’impression et au stockage physique :
Un logiciel de gestion électronique des documents diminue les dépenses associées à l’achat de papier, d’encre, et de matériel d’impression. De plus, elle réduit les coûts de stockage physique des documents papier, comme les espaces de rangement et les coûts logistiques liés à leur archivage.
Diminution de l’impact environnemental :
En réduisant la production de papier, la GED contribue à la préservation des ressources naturelles, à la conservation de l’énergie nécessaire à la fabrication du papier et à la diminution des déchets, réduisant ainsi l’impact environnemental global de l’entreprise.
Le mot de Fortify sur la GED
Chez Fortify, nous comprenons l’importance cruciale pour votre département des ressources humaines d’optimiser ses processus pour une performance maximale. La dématérialisation des documents offre une panoplie d’avantages tangibles, allant de l’efficacité opérationnelle à la conformité réglementaire, en passant par des économies financières substantielles et un impact environnemental positif. Intégrer notre solution et nos outils de GED RH vous permettra d’optimiser vos processus, de libérer du temps pour des initiatives stratégiques et de moderniser votre approche de gestion documentaire.
FAQ : Avantages de la GED RH
Q : En quoi la GED RH améliore-t-elle la productivité des équipes RH ?
R : La GED RH simplifie les processus administratifs en automatisant la gestion des documents. Ceci permet aux équipes RH de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents et la stratégie RH.*
Q : Quels sont les avantages financiers de la GED RH pour une entreprise ?
R : La GED RH réduit les coûts associés à l’impression, au stockage physique des documents et aux ressources nécessaires à leur gestion. Elle optimise également l’utilisation du temps des employés, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle et la rentabilité globale.
Q : Comment la GED RH améliore-t-elle la conformité réglementaire ?
R : En centralisant et sécurisant les données, la GED RH garantit un accès contrôlé aux informations sensibles. Elle facilite également la conformité aux réglementations telles que le RGPD, en assurant la protection et la confidentialité des données personnelles des employés.
Q : Est-ce que la transition vers la GED RH nécessite beaucoup de temps et de ressources ?
R : Bien que la transition puisse nécessiter un investissement initial en temps et en ressources pour la mise en place et la formation, les avantages à long terme en termes d’efficacité, de réduction des coûts et d’impact environnemental en font un choix judicieux pour de nombreuses entreprises.
Q : La GED RH convient-elle aux entreprises de toutes tailles ?
R : Oui, la GED RH est adaptable et évolutive, ce qui signifie qu’elle peut être configurée pour répondre aux besoins spécifiques des petites, moyennes et grandes entreprises, offrant des avantages significatifs quelle que soit leur taille.
Q: Quelles sont les étapes essentielles de la gestion GED RH ?
R: Laissez-vous guider vers les conseils de notre article : les 7 étapes pour mettre en place une GED RH.
