La mise en place d’un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) est un projet complexe, souvent long, et impactant pour l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Pour garantir son succès, il est essentiel de suivre une méthodologie rigoureuse et de bien préparer l’organisation au changement. Dans cet article, nous vous présentons les étapes clés pour réussir le déploiement de votre solution GTA, de la préparation du projet jusqu’à son déploiement et son suivi.
1. Préparation et cadrage du projet
La réussite d’un projet GTA commence par une préparation minutieuse. Il est crucial de définir les grandes lignes du projet et les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.
Créer une équipe projet dédiée
Le premier pas est de constituer une équipe projet composée de représentants des différents services de l’entreprise. Cette équipe doit inclure des membres ayant une bonne connaissance des besoins spécifiques de chaque département. Chaque membre jouera un rôle déterminant dans le succès du projet, même s’ils ne seront pas tous mobilisés en permanence.
Définir le calendrier du projet
Un projet GTA ne se réalise pas en quelques mois. La durée moyenne varie entre 6 et 24 mois, selon la complexité et le nombre d’acteurs impliqués. Il est essentiel de planifier soigneusement chaque étape pour éviter les retards et les imprévus.
Estimer le retour sur investissement (ROI)
Le calcul du ROI d’un projet GTA ne se limite pas à l’évaluation des coûts directs. Il faut prendre en compte les gains de productivité, l’amélioration de la planification des équipes, la réduction de l’absentéisme, ainsi que l’impact positif sur la motivation des salariés. Cette estimation est cruciale pour établir un budget réaliste et obtenir l’adhésion des décideurs.
Faire appel à un cabinet d’AMOA si nécessaire
Un cabinet d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) peut jouer un rôle déterminant dans la réussite de votre projet. Il est recommandé d’impliquer ce type de prestataire dès le début, notamment avant la phase de conception par l’éditeur. Trop souvent, les entreprises sollicitent une aide extérieure uniquement lorsque les problèmes surgissent, ce qui peut compromettre le succès du projet.
2. Rédaction du cahier des charges
Le cahier des charges (CDC) est un document essentiel pour encadrer le projet et aligner les attentes de toutes les parties prenantes.
Que doit contenir le cahier des charges d’un projet GTA ?
Un bon cahier des charges doit inclure :
- Le contexte et la présentation du projet : une description claire des objectifs et des enjeux.
- Les processus cibles et les besoins des utilisateurs : identification précise des attentes de chaque service.
- L’enveloppe budgétaire : estimation des coûts pour éviter les dépassements.
- Les délais du projet : calendrier précis pour chaque phase du projet.
3. Choix de la solution et du prestataire
Une fois le cahier des charges finalisé, il est temps de choisir la solution et le prestataire adaptés à votre projet.
Envoyer le Cahier des Charges aux prestataires
Limitez le nombre d’offres à un maximum de 3 à 5 entreprises pour faciliter l’analyse comparative. Durant cette période, assurez-vous de maintenir une communication claire avec chaque prestataire pour affiner vos exigences.
Assistez à des démonstrations
Pour faire un choix éclairé, il est essentiel de visionner plusieurs démonstrations de logiciels. Cela vous permettra de voir quelles sont les fonctionnalités couvertes par les solutions de GTA. Vous aurez également un aperçu de l’interface, de son ergonomie et de sa facilité de prise en main.
Analyser les réponses reçues
L’étude des offres est un processus complexe qui nécessite une attention particulière aux détails. Invitez les prestataires à présenter leur compréhension du projet, leur méthodologie, et les aspects techniques et financiers de leur solution.
Définir les critères de sélection
L’ensemble de l’équipe projet doit s’accorder sur les critères de choix, qui peuvent inclure :
- La capacité à répondre aux attentes et à gérer les différentes règles de GTA.
- L’adaptabilité et la flexibilité de la solution.
- L’ergonomie de l’outil pour les utilisateurs finaux.
- Les contraintes techniques, telles que l’hébergement SaaS ou sur site.
- Le coût global de la solution.
- La cohérence entre l’offre et les besoins identifiés.
4. Phase d’analyse, d’audit et de paramétrage
Après le choix du prestataire, une phase d’audit et d’analyse est nécessaire pour adapter la solution aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Rédiger un audit détaillé
L’audit doit transcrire en détail les règles, interfaces et processus à paramétrer dans la solution GTA. Ce document est crucial pour garantir que le logiciel répondra exactement à vos besoins. Il est important que cet audit soit mis à jour et validé par toutes les parties prenantes.
Penser à l’utilisateur final
Il est facile de se concentrer uniquement sur les aspects techniques et RH lors de la rédaction de l’audit. Cependant, l’ergonomie, la simplicité d’utilisation et le confort de l’utilisateur final sont tout aussi importants. Les démonstrations sont essentielles pour vous assurer que la solution est intuitive et agréable à utiliser.
5. Phase de tests
Une fois le paramétrage terminé, il est crucial de tester la solution en conditions réelles avant de procéder au déploiement.
Organiser des tests avec des équipes pilotes
Sélectionnez un échantillon représentatif de votre personnel pour mener les tests. Les équipes pilotes doivent inclure différents services pour s’assurer que toutes les facettes de l’outil sont testées, du reporting aux demandes d’absence, en passant par le planning.
Le « GO – NO GO »
Après plusieurs semaines de tests, il est temps de décider si la solution est prête pour le déploiement. Si des problèmes majeurs persistent, il est préférable de retarder le déploiement plutôt que de risquer un lancement raté, qui pourrait nuire à la confiance des utilisateurs.
6. Déploiement et conduite du changement
Le déploiement d’un projet GTA est une étape délicate qui nécessite une gestion rigoureuse du changement.
Communiquer efficacement sur le projet
Une communication interne bien orchestrée est essentielle pour faire comprendre et accepter le changement par les collaborateurs. Chaque phase du projet doit être accompagnée d’une communication adaptée aux différents publics cibles.
Impliquer les collaborateurs
La participation active des utilisateurs tout au long du projet est un facteur clé de succès. Impliquer les collaborateurs dans la rédaction du cahier des charges et la phase de tests contribue à leur adhésion et permet de récolter des informations précieuses pour ajuster la solution.
Former les utilisateurs
La formation est indispensable pour garantir que tous les utilisateurs savent se servir du nouvel outil. Adaptez les formats de formation aux différents publics (sessions collectives, formations en ligne, démonstrations pratiques) pour maximiser l’efficacité de l’apprentissage.
7. Suivi post-déploiement
Le déploiement ne marque pas la fin du projet. Un suivi régulier est nécessaire pour s’assurer que le système est utilisé correctement et qu’il répond aux attentes des utilisateurs. Après quelques mois, il peut être utile de recueillir les retours des utilisateurs pour identifier des pistes d’amélioration et planifier des mises à jour éventuelles.
En suivant ces étapes clés, vous maximiserez les chances de réussite de votre projet de Gestion des Temps & Activités. Le succès d’un tel projet repose autant sur la rigueur dans la gestion du projet que sur la capacité à accompagner le changement au sein de l’organisation.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter nos experts chez Fortify, qui vous accompagneront tout au long de votre projet GTA, de la définition des besoins à la conduite du changement.
