On parle de digitalisation RH pour nommer les différents procédés qui permettent la numérisation de tous les aspects RH d’une entreprise, grâce à des outils logiciels spécialisés. L’application la plus commune est sûrement la dématérialisation des documents en lien avec cette fonction, mais elle concerne toutes les activités du pôle des ressources humaines.
Digitalisation dans la fonction RH : enjeux et bénéfices
La digitalisation des processus RH a pu être considérée pendant un temps comme un élément de différenciation améliorant la productivité d’un service RH, cependant ce n’est plus le cas aujourd’hui. C’est en effet désormais une véritable nécessité !
La crise sanitaire nous l’a prouvé. Elle a permis l’accélération de la digitalisation, notamment pour permettre le télétravail qui n’était pas une option. Les nouvelles méthodes de travail reposent donc en grande partie sur la digitalisation, de laquelle peut aujourd’hui dépendre la survie même d’une entreprise.
Les enjeux de la digitalisation au niveau du service RH sont donc multiples :
- Augmenter la productivité : en gagnant du temps et automatisant un maximum de tâches.
- Développer la marque employeur : en fidélisant les employés grâce à une meilleure gestion RH et en attirant de nouveaux talents par une organisation moderne.
- Développer la qualité de vie et des conditions de travail : en facilitant les tâches et la communication globale en interne.
Ces différents enjeux peuvent être adressés par un nombre important de bénéfices permis par la digitalisation RH :
- Une meilleure analyse des données RH
- Une réduction des erreurs et une hausse de la fiabilité
- Une simplification et une clarification des processus
- Un meilleur respect des problématiques RGPD
- Un suivi facilité des collaborateurs, notamment sur leurs évolutions métier.
- Une meilleure gestion du travail à distance
- Une réduction du nombre de tâches manuelles et chronophages pour consacrer plus de temps aux missions à forte valeur ajoutée.
- L’uniformisation des pratiques sur plusieurs sites
- Une communication plus large et plus fluide
- Une amélioration de la démarche RSE (moins de papier)
Digitalisation des Ressources Humaines : des équipes convaincues, mais encore trop peu de moyens
Une faible maturité de la digitalisation RH :
Les avantages de la digitalisation RH ne sont plus à prouver, toutefois le niveau de digitalisation dans les services RH est encore relativement faible. Le baromètre 2022 de Sopra et l’Usine Digitale indique que “seulement 31% des employés interrogés estiment que leur entreprise a un bon niveau de maturité en matière de transformation numérique RH”, soit 8% de moins qu’en 2021, quand “26% considèrent que ce niveau est mauvais”. Ces chiffres démontrent bien que les salariés ont certaines attentes et ont conscience des besoins et des avantages que pourrait leur apporter l’usage d’outils digitaux.
La cause de ces résultats est une utilisation seulement partielle de la digitalisation dans les services RH. Elle concerne principalement la dématérialisation des documents, les portails en ligne, les plateformes de formation à distance, les applications de recueil d’opinions et les aides à la gestion de la RSE, ne couvrant pas certaines applications les plus conséquentes.
Défis et obstacles à la digitalisation des RH :
Plusieurs raisons expliquent le développement limité de la digitalisation RH :
- Une résistance culturelle au changement
- Un manque d’équipements adaptés pour que la digitalisation profite à tous les collaborateurs
- Les problématiques de cybersécurité qui, faute d’être maîtrisées, sont fuies.
- Un manque d’engagement du management sur le sujet
- Une incapacité à suivre le rythme de la digitalisation et à définir un projet précis,
sachant que certaines entreprises traitent encore des éléments à la main.
L’avenir de la digitalisation en RH et rôle des prescripteurs
Une évolution évidente
Une accélération de la digitalisation RH est tout de même à prévoir : 58% des entreprises prévoient d’augmenter le budget dédié à ces sujets.
De plus, les multiples innovations technologiques, comme l’IA ou la blockchain, qui se développent à une vitesse folle, vont s’intégrer petit à petit au domaine des RH pour lui apporter de nouvelles mutations. Certains algorithmes avancés permettent par exemple d’analyser des milliers de CV très vite, ce qui peut à terme transformer le métier de recruteur.
Anticiper les risques et les limites
Il est toutefois important, pour qu’un projet de digitalisation RH soit un succès sur le long terme, d’anticiper ses risques et ses limites afin de les maîtriser.
Le principal risque concerne la déshumanisation des processus, avec une communication davantage virtuelle, un sentiment d’exclusion potentiel de la part de certains collaborateurs et du stress lié à l’hyper connectivité et le déséquilibre vie personnelle/vie professionnelle qui peut en découler. Le deuxième risque est de nature informatique, avec un nombre exponentiel de données à protéger, accompagné de nouvelles failles de sécurité à maîtriser.
Et concernant les limites, tout changement, en l’occurrence un projet de digitalisation RH, ne peut être couronné de succès que s’il est adopté et donc si les employés concernés sont prévenus, préparés, formés et mis à jour régulièrement des évolutions des outils. Sans cette acculturation et cette adhésion en interne, la transformation aura plus de conséquences néfastes que positives.
C’est pourquoi se faire accompagner dans une telle démarche par un cabinet de consultants spécialisés permet de maximiser la réussite de votre projet de digitalisation RH. Contactez nos équipes pour en savoir plus !
