La digitalisation des RH : voir plus loin que les fonctions supports
La digitalisation des ressources humaines aujourd’hui est essentielle, c’est une chose acquise, tous les DRH ou presque s’accordent à le dire. Chez Elior Services par exemple, nos collaborateurs opèrent sur différents sites clients, et ce, sur tout le territoire. Nous devons donc trouver des moyens efficaces pour échanger avec eux. Pour la gestion des paies, nous avons par exemple digitalisé une partie du processus. Nous rémunérons près de 25 000 collaborateurs chaque mois et nous avons entre 4 000 et 6 000 entrées/sorties par mois. Sans outils digitaux, gérer cela serait extrêmement compliqué. Nous nous appuyons principalement sur un outil de paie, de gestion des temps ainsi qu’un outil de ticketing pour recevoir et traiter les demandes des managers.
Mais le but n’est pas seulement d’améliorer performance des RH, c’est aussi de faciliter le travail des managers sur le terrain et la performance opérationnelle ! En effet, au delà de l’aspect organisationnel, nous devons aussi devenir de vrais business partners.
La digitalisation nous a en effet permis de revoir notre posture : nos clients internes sont désormais au centre de notre réflexion. Grâce à la transformation digitale, nous sommes plus pro-actifs. Nous nous positionnons maintenant comme un vrai centre de services au sein de l’entreprise, comme en témoigne le titre de ma fonction “Responsable du centre de services partagés”. Et cela va bien plus loin que de “simples” processus de dématérialisation…
Il y a quelques années, les processus très archaïques étaient encore trop présents: beaucoup de papiers, peu de partage des informations, multiples allers-retours ou ressaisies pour une même démarche, etc. Nous avons alors décidé de mettre en place un chantier de numérisation du dossier salarié afin de simplifier une grande partie des processus dévolus aux managers et aux salariés. Pour exemple, ci-après, le travail entrepris pour nos conducteurs de travaux.
Les impacts concrets sur la performance opérationnelle
De procédures manuelles et chronophages…
Chez Elior Services, les conducteurs de travaux (environ 200 à l’heure actuelle) gèrent les équipes en poste chez nos 2 500 clients sur tout le territoire français. Ils ont en charge une région spécifique et naviguent très régulièrement entre les différents sites pour effectuer des tâches parfois purement administratives. Dans le cas de l’embauche d’un nouveau collaborateur, ce qui est extrêmement fréquent dans notre secteur, les procédures doivent aller très vite.
Les conducteurs de travaux étaient alors obligés de se rendre sur le terrain pour collecter tous les documents nécessaires à la création d’un contrat, les ramener au bureau et les scanner pour les RH. Pour éditer le contrat, dans le cas où il ne manquait pas de justificatifs, ils devaient ressaisir 3 fois les informations : dans le contrat lui-même, dans l’outil de paie, plus un ticket dans une autre plateforme pour déclarer et finaliser l’embauche. Ces outils fonctionnaient sans connexion entre eux, et le processus aboutissait à un dossier papier stocké à la direction régionale.
…aux process modernes et automatisés
Suite à une réflexion commune, nous avons donc démarré récemment un projet pour dématérialiser au maximum ce processus. Nous avons équipé les conducteurs de travaux de smartphones professionnels et d’imprimantes portables. Ils peuvent ainsi scanner les documents du futur collaborateur et les stocker directement dans son dossier numérique. Notre application génère automatiquement le contrat de travail. Les conducteurs de travaux peuvent ensuite les imprimer directement sur le terrain et nous les renvoyer signés par scan en quelques clics. C’est un gain de temps énorme !
C’est un très bel exemple de ce qu’il est possible de faire avec la digitalisation et des bénéfices qui en découlent. Nous sommes plus performants aux RH, moins dépendants des papiers. Sur le terrain, les embauches ont plus rapides. Les managers ont réduit d’un tiers leurs déplacements pour des démarches administratives et peuvent se concentrer sur leurs chantiers et leur relation client. Enfin, l’entreprise y gagne aussi financièrement grâce à la meilleure productivité de chacun. Bref, la digitalisation profite à tous à partir du moment où elle est bien menée. Chez Elior Services nous l’avons bien compris et nous avons encore de beaux projets dans ce sens !
Par Lionel Granger, Responsable du Centre de Services Partagés chez Elior Services
