A la rentrée, vous allez accueillir de nouveaux collaborateurs et vous souhaitez leur faire une bonne impression ? Vous avez raison, bien accueillir vos nouvelles recrues est essentiel pour faciliter leur intégration et les fidéliser mais aussi pour valoriser votre Marque Employeur ! C’est le moment de préparer leur arrivée en faisant le point sur les 5 bonnes pratiques du Onboarding à adopter !

Définition et enjeux du Onboarding

Tout d’abord, petit rappel de ce qui se cache derrière le concept à la mode du « Onboarding ». Il se traduit en français par “embarquement”. Il désigne l’ensemble des processus d’accueil mis en place par l’entreprise pour intégrer un nouvel employé.

Réussir son processus d’Onboarding est essentiel pour l’entreprise. Les statistiques sont parlantes :

  • 4% des nouveaux arrivants quittent leur poste dès le premier jour (Étude Bersin by Deloitte)
  • 22% des départs ont lieu au cours des 45 jours suivant l’arrivée (Help New Hires Succeed: Beat the Statistics, SHRM Presentation by The Wynhurst Group, avril 2007)

Un Onboarding de qualité va avoir de nombreux avantages : valorisation de la marque employeur, fidélisation des collaborateurs et augmentation de la productivité. Un salarié mieux intégré sera en effet plus rapidement efficace donc plus productif.

Les 5 bonnes pratiques du Onboarding

1. Anticiper l’arrivée des nouveaux collaborateurs

Le mot d’ordre pour réussir le Onboarding de vos futures recrues est l’anticipation. La première étape est le pré-onboarding, c’est-à-dire le temps situé entre la proposition de poste et le premier jour du collaborateur. Vous devez tout d’abord gérer la partie administrative de façon fluide et réactive. Un SIRH disposant d’un module Onboarding vous permettra d’automatiser ce processus. Il dispose d’une interface de suivi des tâches que vous pouvez totalement personnaliser. A vous de créer votre « Todolist » et définir les différentes tâches à réaliser par les différents acteurs et leurs échéances. Par exemple :

  • Etablissement de la DPAE par les services RH
  • Préparation et remise du matériel IT par le service technique
  • Annonce de l’arrivée du futur collaborateur par le service communication
  • Organisation d’une réunion d’équipe par le manager

Les différents interlocuteurs seront alors notifiés par mail de leur rôle.

Vous pouvez également automatiser l’envoi d’un mail de bienvenue à la nouvelle recrue avec les identifiants pour se connecter à son espace personnel. Elle pourra alors :

  • Compléter sa fiche salarié et ses informations personnelles (adresse, numéro de sécurité de sociale, numéro de téléphone…)
  • Transmettre en quelques clics les documents administratifs tels que le RIB, la carte d’identité etc.
  • Accéder à divers documents de l’entreprise que vous souhaitez lui mettre à disposition (par exemple livret d’accueil, règlement intérieur, trombinoscope…)

2. Préparez le poste de travail et un Welcome Kit

Il est primordial d’aménager un poste de travail opérationnel avec tout le nécessaire pour travailler de manière efficace : ordinateur avec identifiants et adresse e-mail configurés, logiciels installés, ligne téléphonique active, badge et fournitures prêts à l’emploi, etc. Le collaborateur se sentira ainsi attendu et sera plus vite opérationnel et efficace.

Une des bonnes pratiques à mettre en place est également la mise en place d’un « Welcome Kit ». A vous d’être le plus créatif possible dans le contenu pour proposer une expérience collaborateur positive à vos nouvelles recrues. Cela peut être par exemple, un livret d’accueil, un trombinoscope, un guide des outils utilisés par l’entreprise, mais aussi des goodies aux couleurs de l’entreprise (tote-bag, gourde, hoodies, stylos…). Tout ceci contribuera à la création du sentiment d’appartenance

 Astuce : vous pouvez par exemple demander à vos collaborateurs de laisser des petits mots de bienvenue dans le “Welcome Kit” ! Cette petite attention sera fortement appréciée par vos nouvelles recrues.

3. Prévoir un parcours d’intégration

Il est essentiel de prévoir un véritable parcours d’intégration pour que le collaborateur se sente immédiatement impliqué dans l’entreprise. Le premier jour a une importance capitale, il est donc essentiel de faire une bonne impression !

Visite des locaux, petit déjeuner d’accueil, présentation aux équipes, échanges avec les managers des différents services, déjeuner d’équipe… Rien ne doit être laissé au hasard pour cette première journée de travail !

Il est également primordial de faire le point sur ses objectifs et ses missions dans les jours suivants la prise de poste, dans un esprit d’échanges et de bienveillance.

La phase de formation n’est pas à négliger. Vous devez donc mettre en place un plan de formation alternant formation en ligne et physique. Pour être opérationnel et autonome le plus rapidement possible, le collaborateur doit être formé aux process, aux outils et au métier. C’est à vous de lui donner les clés pour qu’il réussisse pleinement son intégration.

 Astuce : si vous accueillez plusieurs recrues au même moment, n’hésitez pas à prévoir une journée d’intégration avec des activités ludiques favorisant l’esprit d’équipe et les échanges (par exemple escape game, jeux de rôles…)

4. Impliquer les collaborateurs

Impliquer l’ensemble des équipes dans l’accueil des nouvelles recrues est par ailleurs primordial. Tout d’abord, il faut les informer en amont de l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Cela peut être via une communication interne présentant en quelques mots la nouvelle recrue, son rôle dans l’entreprise et la date de son arrivée. Par la suite, il faut encourager les collaborateurs à participer activement à son intégration et au transfert de connaissances envers le nouvel arrivant.

N’hésitez pas à organiser des moments d’équipe conviviaux les premiers jours, afin que les nouvelles recrues puissent découvrir les équipes dans un contexte moins formel. Cela peut être l’organisation d’un petit déjeuner d’accueil, un déjeuner d’équipe, des rencontres individuelles ou en petit groupe pour favoriser les échanges.

  Astuce : vous pouvez mettre en place un programme de parrainage, un « buddy program ». L’idée est de choisir un collaborateur de l’entreprise comme parrain. Son rôle sera d’accompagner la nouvelle recrue tout au long de son intégration. Il sera son interlocuteur privilégié dans l’entreprise. Il pourra ainsi lui poser ses questions directement et bénéficier de l’expérience de son parrain.

5. Recueillir le feedback

De l’arrivée du collaborateur jusqu’à la fin de sa période d’essai, des feedbacks doivent être organisés par le manager et éventuellement les services RH. Ils sont l’occasion de recueillir ses impressions, de répondre à ses éventuelles questions et difficultés pour l’accompagner au mieux dans sa prise de poste.

Nous vous conseillons donc de prévoir des points réguliers, par exemple au bout d’une semaine, un mois, au milieu et en fin de période d’essai. Vous vous montrez ainsi disponible et soucieux du bien être de votre nouveau collaborateur.

Il est également intéressant d’obtenir le feedback de vos nouveaux collaborateurs concernant votre process d’intégration. Pour cela il existe des outils intéressants tels que le rapport d’étonnement qui permettent de recueillir les impressions des collaborateurs sur ses premiers pas en entreprise. Vous pouvez également mettre en place des questionnaires qui portent sur leur parcours d’intégration pour voir ce qui a été apprécié ou moins apprécié, mais également recueillir des idées pour améliorer vos process.

Vous êtes maintenant prêts pour accueillir vos nouvelles recrues comme il se doit à la rentrée ! N’hésitez pas à partager vos astuces en commentaires !