Les congés de fin d’année arrivent à grand pas. Un de vos collaborateurs vient d’intégrer votre entreprise au mois de septembre et souhaite poser des congés par anticipation. Est-ce possible ? Pouvez-vous lui refuser ? Quelles sont les règles et modalités du congé par anticipation ? Fortify fait le point.
Qu’est-ce qu’un congé anticipé ?
Par définition, le congé anticipé (ou congé par anticipation), est un congé pris avant la fin de la période de référence d’acquisition. Celle-ci court généralement du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Le congé anticipé est une situation où un employé prend des congés payés avant d’avoir accumulé légalement le droit à ces jours de congés, conformément aux règles de l’entreprise ou aux réglementations en vigueur. Habituellement, les employés acquièrent progressivement des jours de congés payés en fonction de leur ancienneté ou du temps de travail effectif. Cependant, des circonstances peuvent conduire un employé à demander à prendre des congés avant d’avoir atteint le nombre de jours requis.
Dans certains cas, les entreprises peuvent autoriser ces congés anticipés en fonction d’accords spécifiques ou de politiques internes. Cela peut s’accorder pour des raisons personnelles ou des situations urgentes de l’employé. Toutefois, le congé par anticipation peut impliquer des ajustements ultérieurs dans le solde de congés payés de l’employé. Par exemple, si un employé prend des congés anticipés et quitte l’entreprise avant d’avoir accumulé ces jours de congés, l’entreprise peut déduire le solde manquant sur le dernier salaire. Il est crucial que l’employé comprenne les règles spécifiques de son entreprise concernant les congés anticipés. Ces modalités doivent clairement se définir dans le contrat de travail ou dans les politiques internes pour éviter tout malentendu. De plus, l’employé doit être conscient que les congés anticipés peuvent avoir des implications financières en cas de départ avant d’avoir acquis légalement ces jours de congés.
Que dit la loi au sujet des congés anticipés ?
La loi El Khomri de 2016 a apporté des évolutions concernant la prise de congé anticipé. En effet, depuis le 1er janvier 2017, un employé a le droit de demander des congés dès lors qu’il les a acquis.
En effet selon l’article L. 3141-12 du Code du travail : « Les congés peuvent être pris dès l’embauche, sans préjudice des règles de détermination de la période de prise des congés et de l’ordre des départs et des règles de fractionnement du congé fixées dans les conditions prévues à la présente section. »
Ainsi, dans notre exemple, l’employé à temps plein ayant débuté le travail le 1er juin cotise 2,5 jours de congés par mois travaillé. Ainsi, s’il souhaite poser des congés au mois d’août, il pourra demander 5 jours de congés, même s’il est nouveau dans l’entreprise. S’il souhaite prendre plus que 5 jours de congés, le cas est différent. En effet, en théorie, le salarié ne peut pas prendre des jours de congés qui n’ont pas encore été acquis. Il peut cependant en faire la demande à son employeur qui sera libre de l’accepter ou de la refuser. Autre alternative pour le salarié : faire une demande de congés sans soldes (pour les jours de congés non acquis). Avant la loi Travail de 2016, il aurait dû attendre le 1er juin de l’année N+1 pour poser des congés payés. L’anticipation était alors une facilité accordée par l’employeur.
Depuis le 1er janvier 2017, l’anticipation devient un droit pour le nouveau collaborateur.
Un employeur peut-il refuser une demande de congés par anticipation ?
Pour pouvoir poser des congés par anticipation, un salarié doit bien entendu obtenir l’accord de son employeur comme pour les congés « classiques ». Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un employeur peut refuser une demande de congés par anticipation (par exemple, l’activité de l’entreprise ou l’ordre des départs en vacances) mais le motif du refus ne peut pas être l’anticipation en elle-même. Cependant, l’employeur ne peut pas imposer au salarié de prendre des congés payés de façon anticipée. Si tel est le cas, ce dernier peut demander le paiement d’une indemnité. Le salarié doit en effet donner son accord si l’employeur lui propose de prendre des jours par anticipation.
Quels sont les droits du salarié en congé anticipé ?
Comme pour un congé payé « classique », il continuera à toucher son salaire tout en étant absent de l’entreprise. Ses congés anticipés se déduiront du nombre total de jours acquis pendant la période de référence. Par exemple pour le cas de notre salarié, on déduira les 25 jours ouvrés acquis – les 5 jours pris par anticipation. Il lui restera donc 20 jours de congés payés à N+1.
Digitalisez la gestion des congés de vos salariés
Enfin, la recommandation, pour l’employeur comme pour le salarié, est de garder une trace des demandes de congés par anticipation. En effet, il est important de réaliser un suivi précis des congés acquis, pris et à prendre. Pour simplifier le décompte et le suivi du solde de congés, l’idéal est de s’équiper d’un SIRH doté d’un module de gestion des congés & absences. Ainsi, les collaborateurs pourront effectuer leurs demandes de congés en quelques clics, en précisant le type de congé demandé, et éventuellement le motif.
Comment ça fonctionne ?
Le logiciel notifie le manager de la demande qu’il pourra alors valider ou refuser. La prise de congé anticipé implique un suivi détaillé du solde des congés de chacun de vos collaborateurs. Le module de gestion des congés & absences facilite ce suivi et permet une communication fluide entre le RH et les employés. Le salarié pourra ainsi consulter son solde de congé en temps réel et en détail : congés acquis à un instant T, nombre de congés à prendre, nombre de congés posés, solde de congés restants, RTT etc… La digitalisation favorise également la transparence et la clarté dans le suivi des congés.
