En vogue depuis plusieurs années, le rapport d’étonnement est un véritable outil stratégique pour les managers, dirigeants et services RH. En effet, il permet de mettre en lumière les forces et faiblesses de l’entreprise à travers le regard des nouveaux arrivants.
Vous souhaitez mettre en place un rapport d’étonnement ? Fortify vous explique tout ce qu’il faut savoir sur cet outil qui vous permettra de récolter de précieuses informations pour améliorer votre entreprise mais également de valoriser votre marque employeur et améliorer l’expérience collaborateur !
Bonus : à la fin de cet article, nous vous proposons un modèle de rapport d’étonnement à télécharger gratuitement !
1. Qu’est ce qu’un rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement est destiné aux nouvelles recrues d’une entreprise. Comme son nom l’indique, le nouveau collaborateur décrit ce qui « l’étonne » durant les premières semaines après son arrivée. Son but : récolter des informations précieuses sur sa vision de l’entreprise et du service qu’il vient d’intégrer. Il permet également, grâce à une approche à la fois critique et constructive, de mettre en avant des dysfonctionnements et axes d’amélioration. Il est essentiel d’expliquer au nouveau collaborateur l’importance de s’exprimer librement et en toute transparence, afin de récolter des informations les plus fiables possible. L’objectif étant de mettre en place des mesures correctives suite aux feedbacks des nouveaux collaborateurs.
2. Quels sont les enjeux du rapport d’étonnement ?
Très utile dans un processus de Onboarding, le rapport d’étonnement a de nombreux objectifs :
- Tout d’abord, il permet de repérer des dysfonctionnements sur l’organisation, les métiers, la communication dans l’entreprise, etc.
- Il permet également d’avoir un regard neuf venu de l’extérieur et de récolter des idées nouvelles pour favoriser l’innovation.
- Il est également très positif pour la marque employeur. En effet, en interrogeant votre nouvelle recrue, vous allez l’impliquer et valoriser son avis. Tout cela va nourrir le sentiment de reconnaissance et d’appartenance à l’entreprise. Il va également vous permettre d’améliorer votre processus d’Onboarding en mettant en avant des axes de progression.
Enfin, le rapport d’étonnement peut vous permettre de détecter et traiter des incompréhensions chez les nouveaux salariés.
3. Comment mettre en place un rapport d’étonnement ?
Qui est concerné par le rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement s’adresse principalement aux nouveaux entrants d’une entreprise, pour tout profil et corps de métiers. Il peut tout aussi bien concerner les stagiaires, que les CDD ou les CDI, les managers et les opérationnels. En effet, tous les avis sont bons à récolter afin de recueillir le maximum d’informations possible. Vous pouvez également envisager de demander à un salarié promu de remplir un rapport d’étonnement. Toutefois, son avis ne sera pas aussi impartial que celui rédigé par un nouvel arrivant.
Sous quels délais réaliser le rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement doit idéalement conclure une période d’observation de 2 à 3 mois maximum après l’arrivée d’un salarié ou du stagiaire. Il peut par exemple être réalisé à la fin de la période d’essai du salarié qui se sentira alors plus libre de parler en toute franchise. Il est important de respecter un délai raisonnable pour que l’avis du salarié soit spontané et le moins « formaté » possible.
Sous quelle(s) forme(s) réaliser le rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement peut prendre plusieurs formes :
- Un questionnaire transmis par le service RH ou le manager
- Un bilan oral avec son responsable hiérarchique direct ou le service RH
- Un compte rendu écrit, rédigé exclusivement par le salarié en question qui part d’une « feuille blanche »
- Un mix entre un questionnaire préparé par le service des ressources humaines et un feedback oral pour échanger plus en détails sur certains points
Le format écrit est à privilégier car il permet aux services RH de compiler les différents rapports et d’analyser les axes principaux qui s’en dégagent. De plus, il est souvent plus simple pour les collaborateurs de s’exprimer à l’écrit de façon claire, réfléchie et honnête.
Que contient un rapport d’étonnement ?
Il est important de cadrer le rapport d’étonnement afin d’éviter à votre salarié qu’il ne se perde ou oublie des points importants. Mais il faut également lui laisser la possibilité de s’exprimer librement et de vous soumettre des idées. Vous pouvez ainsi prévoir des questions et laisser des espaces d’expressions « libres ».
Les sujets évoqués sont généralement :
- Le recrutement
- Le Onboarding / la prise de poste
- L’organisation interne
- Le management
- Les processus
- La formation
- L’ambiance de travail
- Les outils et les infrastructures
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Comment exploiter les résultats du rapport d’étonnement ?
La mise en place du rapport d’étonnement nécessite de passer du temps sur l’analyse des résultats. Le service RH et les dirigeants de l’entreprise doivent s’impliquer et s’intéresser en profondeur aux différents comptes-rendus afin d’en tirer des conclusions. L’objectif : mettre en place des actions correctives pour optimiser leur performance et pallier aux dysfonctionnements. L’entreprise doit être ainsi capable de prendre du recul et de prendre en considération les avis de chaque nouveau collaborateur pour améliorer son fonctionnement. Cela est primordial pour la rétention des talents au sein de l’entreprise.
Il est également important de réaliser un feedback aux différentes recrues sur les différents points mis en avant dans leur rapport d’étonnement, afin de leur montrer que vous prenez leur avis en considération.
