Changer de SIRH, ce n’est pas juste changer d’outil, c’est embarquer toute votre organisation RH dans un projet stratégique.
Pour une ETI, c’est un projet de transformation qui peut concerner plusieurs entités, établissements, populations et processus RH, tout en devant s’intégrer à un écosystème applicatif existant.
Cadrage des besoins, choix de la solution, reprise des données, interfaces avec la paie ou la GTA, recette, formation : chaque étape doit être anticipée et pilotée.
Alors, comment sécuriser une migration SIRH dans une ETI ? De l’analyse de l’existant au post-déploiement, voici les 8 étapes clés à ne pas négliger.
Migration SIRH : un enjeu stratégique pour une ETI
Dans une ETI, le SIRH est rarement un outil isolé. Il est généralement connecté à la paie, à la GTA, à la comptabilité, au recrutement ou encore à différents outils métiers.
À cela s’ajoutent souvent plusieurs établissements, des populations aux besoins différents, des règles de gestion spécifiques ou plusieurs conventions collectives.
Changer de SIRH implique donc de repenser un ensemble de processus et de flux de données, et pas uniquement de changer d’interface.
Une migration mal préparée peut entraîner des erreurs de données, des ruptures dans les interfaces, des difficultés de paie ou encore une faible adoption par les équipes.
C’est pourquoi le cadrage du projet est déterminant, idéalement avant même de sélectionner la nouvelle solution.
Commencer par analyser l’existant
Avant de parler migration, il faut savoir précisément ce que l’on migre, pourquoi et vers quoi.
L’analyse de l’existant permet notamment de :
- cartographier les processus RH et leurs niveaux de digitalisation ;
- identifier les irritants rencontrés par les équipes ;
- recenser les outils utilisés et leurs interfaces ;
- analyser les flux de données entre SIRH, paie, GTA, ATS, comptabilité ou autres applications ;
- identifier les données à conserver, nettoyer, transformer ou supprimer ;
- recueillir les besoins des différentes populations utilisatrices.
Cette étape permet également de distinguer ce qui relève d’un véritable besoin métier de ce qui est simplement devenu une habitude.
Pour une ETI, c’est aussi le moment de prendre de la hauteur sur son organisation RH et son système d’information.
Un cabinet de conseil SIRH peut justement permettre de challenger l’existant, de formaliser les besoins et de sécuriser les arbitrages avant le choix de la solution.
Les 8 étapes d’une migration SIRH
Phase 1 — Lancement du projet (kick-off)
Une fois le cadrage posé, le projet peut démarrer sur des bases claires.
Côté client, constituez votre équipe projet en réunissant les principales parties prenantes : RH, paie, IT, métiers et direction. Dans une ETI, il peut également être nécessaire d’impliquer des référents issus de différents établissements ou entités.
Désignez également un référent par module afin de faciliter les échanges et les arbitrages.
Côté intégrateur, cette phase permet de présenter la méthodologie, le planning, les responsabilités de chacun et de préciser les besoins fonctionnels et techniques.
Le kick-off doit permettre à tous les acteurs de partager la même vision du projet, de ses objectifs et de ses étapes clés.
Phase 2 — Conception et paramétrage
Côté intégrateur, place au paramétrage des modules, au cadrage des flux entre solutions et à la conception des workflows.
Côté client, votre rôle est de valider les choix de paramétrage et de trancher les cas particuliers : statuts spécifiques, populations particulières, conventions collectives ou règles de gestion propres à certaines entités.
Pour une ETI, cette phase est également l’occasion de vérifier que la future solution pourra bien s’intégrer à l’ensemble de l’écosystème RH.
💡 À noter : Profitez de cette étape pour questionner vos processus. Une migration SIRH ne consiste pas à reproduire l’existant à l’identique. Identifiez les processus qui peuvent être simplifiés, automatisés ou harmonisés entre vos différentes entités.
Phase 3 — Reprise des données
La qualité des données constitue l’un des points de vigilance majeurs d’une migration SIRH.
Côté client, vous fournissez les données à reprendre et participez à leur nettoyage et à leur validation.
Côté intégrateur, place à la migration technique et aux contrôles de cohérence et de qualité.
Pour une ETI disposant d’un historique important ou de plusieurs populations, cette étape peut représenter un chantier conséquent.
Une donnée erronée ou incomplète peut avoir des conséquences sur les processus RH, mais aussi sur la paie et les autres systèmes connectés.
Il est donc préférable d’anticiper le nettoyage des données plusieurs semaines, voire plusieurs mois, avant la migration.
Phase 4 — Formation RH et administrateurs
L’intégrateur forme vos équipes RH et vos administrateurs internes et met à disposition les ressources nécessaires à leur montée en compétence.
Cette étape intervient avant la formation des utilisateurs finaux afin de permettre aux équipes qui administreront le SIRH de prendre en main la solution et d’identifier d’éventuels ajustements.
Dans une ETI, il peut être pertinent de former des référents internes capables ensuite d’accompagner les équipes dans les différents établissements ou services.
Phase 5 — Tests et recette
Côté intégrateur, place aux tests techniques et à la mise à disposition d’un environnement de recette.
Côté client, les référents métiers testent l’outil, remontent les anomalies et valident les données reprises.
Cette étape permet de vérifier le bon fonctionnement du SIRH, mais aussi de sécuriser les processus et les flux avant le go-live.
Une attention particulière doit être portée aux données de paie, aux interfaces et aux cas métiers spécifiques identifiés lors du cadrage.
La recette ne doit donc pas être considérée comme une simple formalité : elle permet de vérifier que la solution répond réellement aux besoins définis en amont.
Phase 6 — Formation des utilisateurs
La formation des utilisateurs est essentielle pour favoriser l’adoption du nouveau SIRH.
Prévoir des formations adaptées selon les profils (managers, collaborateurs, équipes RH) permet de répondre aux différents usages de la solution.
Pour une ETI, la communication doit également tenir compte de la diversité des populations et des établissements concernés.
L’objectif est de ne pas attendre le jour du go-live pour expliquer aux utilisateurs ce qui change, pourquoi et comment utiliser le nouvel outil.
Phase 7 — Déploiement et go-live
Le go-live marque le passage de l’ancien système au nouveau SIRH.
Côté intégrateur : déploiement, livraison du projet et assistance renforcée durant les premières semaines pour répondre aux questions et traiter rapidement les éventuelles anomalies.
Côté client : communication de lancement et mobilisation des référents terrain pour accompagner les utilisateurs.
Pour une ETI, le calendrier de déploiement doit être particulièrement bien anticipé lorsque plusieurs établissements ou populations sont concernés.
Selon le périmètre du projet, un déploiement progressif peut notamment permettre de sécuriser la montée en charge.
Phase 8 — Post-déploiement
Côté client, suivez l’adoption du SIRH : taux d’utilisation, retours utilisateurs, difficultés rencontrées, demandes au support ou éventuels écarts par rapport aux processus définis.
Faites un premier bilan à 3 mois, puis à 6 mois.
Côté intégrateur, place aux ajustements de paramétrage et au passage en mode maintenance/support récurrent.
💡 À noter : Le go-live ne marque pas la fin du projet. Les premiers mois permettent d’identifier les ajustements nécessaires, de consolider l’adoption et de vérifier que les processus définis répondent bien aux usages du terrain.
Nos conseils pour réussir sa migration SIRH
- Communiquez dès le lancement du projet. Informez toutes les équipes impliquées dès le kick-off, pas seulement au moment du go-live. Plus vos collaborateurs comprennent tôt la raison de la migration, moins ils y résistent.
- Nommez des référents par métier. Paie, formation, recrutement : chaque module a besoin d’un relais qui remonte les besoins du terrain et facilite les arbitrages.
- Accordez un soin particulier à la recette, notamment aux données de paie : des données erronées ou manquantes peuvent mettre en péril votre conformité.
- Anticipez le nettoyage des données. Ne l’attendez pas le jour de la reprise : commencez tôt, indépendamment du SIRH choisi.
- Prévoyez l’après go-live. Un support renforcé et un bilan à 3-6 mois vous permettent d’ajuster le paramétrage, de consolider durablement l’adoption et de mesurer la réussite du projet.
Conseil SIRH : faut-il se faire accompagner pour changer de SIRH ?
Pour une ETI, changer de SIRH implique de prendre en compte de nombreux paramètres : organisation RH, processus, données, interfaces, contraintes métiers et objectifs à moyen terme.
Un accompagnement en conseil SIRH / AMOA permet de prendre du recul sur l’existant et de sécuriser les différentes étapes du projet.
Avant même la migration, un cabinet de conseil peut notamment intervenir pour :
- analyser l’existant et identifier les irritants ;
- recueillir et formaliser les besoins métiers ;
- définir le périmètre fonctionnel et technique ;
- rédiger le cahier des charges ;
- comparer les solutions du marché ;
- analyser et challenger les démonstrations éditeurs ;
- accompagner la prise de décision.
L’objectif : choisir une solution cohérente avec les besoins actuels de l’entreprise, mais aussi avec ses évolutions à venir.
Chez Fortify, nous accompagnons les ETI dans leurs projets SIRH, de l’audit de l’existant à l’aide au choix, avec une approche centrée sur les besoins métiers et l’intégration de la solution dans votre écosystème RH.
Vous réfléchissez à faire évoluer votre SIRH ?
Fortify vous accompagne dans votre aide au choix SIRH, de l’analyse de l’existant jusqu’à la recommandation de la solution la plus adaptée à votre organisation.
Audit de l’existant, cadrage des besoins, comparaison des solutions, analyse des démonstrations : bénéficiez d’un accompagnement objectif pour sécuriser votre projet SIRH.
FAQ : Migration SIRH en ETI
Combien de temps dure une migration SIRH ?
La durée d’une migration SIRH dépend notamment de la taille de l’entreprise, du nombre d’entités concernées, du périmètre fonctionnel et de la complexité des interfaces avec les autres outils. Pour une ETI, plusieurs mois sont généralement nécessaires entre le cadrage du projet et le go-live, auxquels s’ajoute la phase de post-déploiement.
Quelles données faut-il reprendre lors d’une migration SIRH ?
Toutes les données de l’ancien SIRH n’ont pas nécessairement vocation à être reprises. Il faut d’abord identifier les données indispensables au fonctionnement de la nouvelle solution, celles qui doivent être conservées pour des raisons réglementaires ou historiques et celles qui peuvent être supprimées. Le nettoyage et la fiabilisation des données doivent idéalement être réalisés en amont de la migration.
Quand faut-il envisager de changer de SIRH ?
Plusieurs signaux peuvent conduire une entreprise à remettre en question son SIRH : fonctionnalités devenues insuffisantes, processus trop complexes, difficultés d’intégration, qualité des données, coûts de maintenance élevés ou évolution des besoins de l’organisation.
Avant de changer d’outil, un audit de l’existant permet de vérifier si le problème vient réellement de la solution ou plutôt du paramétrage et des processus.
Comment sécuriser les données et les interfaces lors d’une migration SIRH ?
Une migration SIRH nécessite de sécuriser à la fois les données reprises et les échanges avec les autres applications du système d’information RH. Il est notamment important d’identifier les flux avec la paie, la GTA, le recrutement ou les autres outils métiers, puis de les tester avant le go-live. Une recette complète permet de vérifier la qualité des données, le bon fonctionnement des interfaces et la cohérence des processus.
