La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) constitue une étape clé dans la transformation digitale des entreprises. Avec l’augmentation des exigences en matière de gestion du personnel, d’optimisation des processus RH, et de conformité légale, les solutions SIRH deviennent incontournables pour améliorer l’efficacité opérationnelle des équipes RH. Cependant, la sélection et l’implémentation d’un SIRH nécessitent une planification minutieuse, dont la première étape consiste à rédiger un cahier des charges détaillé et précis.
Dans cet article, nous vous proposons une vue d’ensemble sur les enjeux de la rédaction d’un cahier des charges SIRH, ainsi que des conseils pour structurer ce document. Retrouvez également le contenu indispensable pour un cahier des charges exhaustif. Enfin, découvrez nos conseils d’experts pour bien sélectionner votre solution SIRH.
1. Pourquoi rédiger un cahier des charges pour un projet SIRH ?
Avant d’entrer dans le détail des éléments constitutifs du cahier des charges SIRH, il est important de comprendre son utilité. Il ne s’agit pas simplement de lister des fonctionnalités attendues ou des critères techniques ; un cahier des charges est bien plus que cela. Il vous permet de cadrer le projet SIRH dans son ensemble, de communiquer clairement vos attentes aux prestataires potentiels et de garantir que la solution choisie répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Voici quelques raisons pour lesquelles un cahier des charges est indispensable :
- Définir les besoins RH : Un cahier des charges permet de recenser l’ensemble des besoins en gestion du personnel (paie, gestion des talents, administration RH, etc.), ainsi que les processus RH à digitaliser.
- Prioriser les exigences : En hiérarchisant les besoins en fonction de leur importance, vous évitez de surcharger le projet et vous pouvez vous concentrer sur les priorités immédiates tout en planifiant les améliorations futures.
- Clarifier les attentes fonctionnelles et techniques : Un cahier des charges bien rédigé offre une vision claire des attentes en termes de fonctionnalités, de qualité de service et d’évolutivité de la solution.
- Faciliter la sélection des prestataires : En explicitant vos besoins et contraintes, vous aidez les fournisseurs de solutions SIRH à proposer des offres adaptées, tout en facilitant votre processus de comparaison.
- Garantir l’adéquation de la solution avec les besoins de l’entreprise : Grâce à un cahier des charges précis, vous vous assurez que le SIRH choisi correspondra aux spécificités de votre organisation, réduisant ainsi les risques d’erreurs coûteuses ou d’inadaptation.
2. Étapes préalables à la rédaction du cahier des charges
La rédaction d’un cahier des charges ne doit pas se faire de manière isolée. Avant de vous lancer, il est essentiel de mener un audit des processus RH existants, d’analyser les contraintes techniques et de recueillir les besoins de vos collaborateurs.
2.1. Réaliser un audit des processus RH
Un état des lieux de vos processus RH actuels est primordial pour comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui nécessite une amélioration. Cet audit permet de :
- Identifier les points faibles : Manque de centralisation des informations, gestion manuelle des contrôles de paie, difficultés à assurer la conformité légale, etc.
- Évaluer les points forts : Si certains outils fonctionnent bien (comme un logiciel de paie performant), il est possible de les intégrer dans le projet et de s’assurer qu’ils peuvent s’intégrer de façon fluide avec la nouvelle solution.
Cette phase est cruciale pour définir clairement les axes d’amélioration recherchés : centralisation des informations, automatisation des processus, sécurisation des données, etc.
2.2. Analyser les contraintes techniques
Pour garantir une intégration fluide de la solution SIRH dans votre écosystème existant, vous devez examiner vos contraintes techniques actuelles :
- Compatibilité avec les logiciels déjà en place (ERP, outils de comptabilité, gestion des temps, etc.).
- Capacités de votre infrastructure : L’hébergement sera-t-il on-premise, en SaaS ou en cloud ? Vos équipes IT peuvent-elles supporter la nouvelle infrastructure ?
- Sécurité des données : Respect des réglementations en vigueur, notamment le RGPD, et mise en place de mesures de protection robustes.
L’implication de votre service informatique dans cette analyse est indispensable. Il sera également crucial de définir les modalités de reprise des données actuelles et leur interopérabilité avec le nouveau système.
2.3. Recueillir les besoins fonctionnels auprès des collaborateurs
Pour s’assurer que le SIRH réponde réellement aux besoins de l’entreprise, il est essentiel d’impliquer les utilisateurs finaux dans la réflexion. Sollicitez vos équipes RH, managers et autres utilisateurs pour :
- Identifier les manques : Quels sont les outils ou fonctionnalités manquants qui leur permettraient d’être plus efficaces ?
- Déterminer les usages actuels : Quels outils sont déjà bien maîtrisés et peuvent être conservés ?
- Évaluer l’appétence technique : Quelle sera la courbe d’apprentissage ? Devrez-vous investir dans de la formation ?
Cette étape permet de recueillir des retours concrets et d’affiner les besoins fonctionnels pour mieux y répondre.
3. Structuration du cahier des charges
Un cahier des charges SIRH doit être structuré pour fournir une vision complète du projet tout en restant compréhensible et exploitable par les prestataires.
3.1. Présentation de l’entreprise et du contexte RH
Cette première section sert à situer l’entreprise et ses besoins spécifiques. Il est important de présenter :
- L’entreprise : Secteur d’activité, taille, organisation.
- Le service RH : Ses effectifs, son organisation actuelle, les outils en place, les processus RH gérés (paie, recrutement, formation, etc.).
L’objectif est d’aider les prestataires à bien comprendre le contexte dans lequel le SIRH sera implémenté.
3.2. Objectifs du projet SIRH
Il est ensuite nécessaire de définir précisément les objectifs du projet. Ceux-ci peuvent inclure :
- Digitalisation des processus RH : Automatisation des tâches administratives, réduction des erreurs, amélioration de l’efficience.
- Amélioration de l’expérience collaborateur : Accès simplifié aux services RH via des portails en ligne.
- Conformité légale : Gestion facilitée de la réglementation (paie, RGPD, etc.).
Ces objectifs doivent être explicités par fonction RH (gestion de la paie, gestion des talents, gestion des temps, etc.).
3.3. Description des besoins fonctionnels
Les besoins fonctionnels doivent être décrits de manière exhaustive et classés par ordre de priorité :
- Besoins prioritaires : Ceux qui sont indispensables dès la première phase d’implémentation (par exemple : gestion de la paie, recrutement, gestion des absences…).
- Besoins secondaires : Ceux qui peuvent être déployés dans un second temps (formation, gestion des talents, notes de frais par exemple).
Chaque fonctionnalité doit être détaillée, notamment en termes d’interaction avec les autres processus RH et métiers de l’entreprise.
3.4. Exigences techniques
Cette section doit couvrir tous les aspects techniques :
- Interopérabilité avec les systèmes existants (ERP, logiciels RH actuels).
- Sécurité des données : Conformité avec les normes de protection des données (RGPD), sauvegarde, cryptage, etc.
- Hébergement : Le SIRH sera-t-il installé en SaaS, en cloud privé ou en on-premise ?
Vous devez également préciser les modalités liées à la gestion des données : reprise des données actuelles (migrer les historiques de paie, les dossiers collaborateurs, etc.), nécessité d’intégration avec d’autres logiciels.
3.5. Budget et calendrier
Cette section doit fournir des informations claires sur :
- Le budget : Estimation des coûts pour l’acquisition, l’implémentation et la maintenance du SIRH.
- Le calendrier : Délais de mise en œuvre du projet, en précisant les étapes clés (choix du prestataire, formation, déploiement progressif).
N’oubliez pas de spécifier les attentes en termes de livrables (documentation, rapports de tests, validation).
Infographie : les rubriques indispensables du cahier des charges SIRH
Et après… Comment bien choisir son SIRH ?
Une fois le cahier des charges rédigé, vient l’étape décisive de la sélection de la solution SIRH. Pour vous aider à faire le bon choix, voici quelques recommandations à suivre :
- Comparer les réponses des prestataires : En fonction de votre cahier des charges, vous recevrez plusieurs propositions. Analysez-les attentivement en vérifiant que chaque offre répond bien à vos besoins fonctionnels, techniques et financiers. Utilisez une grille d’évaluation pondérant les critères essentiels (fonctionnalités prioritaires, coût, sécurité, évolutivité).
- Organiser des démonstrations : Assister à des démonstrations des solutions proposées est un moyen efficace de vérifier leur adéquation avec vos attentes. Impliquez vos équipes RH et IT dans ces présentations afin de recueillir leurs avis.
- Vérifier la capacité d’évolution : Une solution SIRH doit être flexible et capable de s’adapter aux besoins futurs de votre entreprise. Renseignez-vous sur les possibilités de mise à jour, les fonctionnalités supplémentaires à long terme, et les options de personnalisation.
- Considérer l’accompagnement et le support : La qualité du support client et de l’accompagnement proposé par l’éditeur ou l’intégrateur SIRH est un élément crucial. Optez pour un prestataire offrant un service client réactif, des formations pour vos équipes et une assistance technique solide.
- Valider la compatibilité culturelle : Le choix d’une solution SIRH ne se limite pas aux aspects techniques. Il est important de choisir un prestataire dont la culture d’entreprise, les méthodes de travail et les valeurs sont en accord avec les vôtres. Une bonne synergie facilitera la collaboration tout au long du projet.
L’aide au choix pour sécuriser votre projet SIRH
En tant qu’experts SIRH/AMOA, nous vous aidons à faire le meilleur choix pour votre projet RH, tout en vous libérant des contraintes techniques et organisationnelles :
- Expertise reconnue : Nous connaissons les solutions RH présentes sur le marché et identifions celles qui correspondent parfaitement à vos besoins spécifiques.
- Gain de temps : Nous gérons la présélection, les négociations et les démonstrations, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier.
- Objectivité garantie : Nous agissons en toute impartialité pour défendre vos intérêts.
- Accompagnement sur mesure : De la rédaction à la mise en œuvre, nous vous guidons à chaque étape.
Faites confiance à notre expertise pour choisir la solution SIRH idéale et réussir votre transformation digitale RH !
En suivant nos conseils, vous optimiserez vos chances de sélectionner la solution SIRH qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise, tout en garantissant une mise en place fluide et pérenne.
