Aujourd’hui, impossible d’imaginer une gestion des ressources humaines sans un SIRH. Pourtant, son déploiement représente un investissement important et un enjeu stratégique majeur.
Pour garantir le succès de votre projet SIRH, il ne suffit pas de choisir le bon outil : il faut anticiper les défis, mobiliser les équipes dès les premières étapes et sécuriser chaque phase de votre projet. Une conduite du changement structurée est la clé pour éviter résistances, frustrations et échecs.
Comment bien manœuvrer cette transition ?
Sandrine Cara, Senior Manager en Conseil RH, et Marion Delemotte, Directrice Conseil RH & SIRH, vous partagent les clés du succès pour réussir votre projet.
Projet SIRH : l’importance du Change Management
Mal piloté, le changement devient un risque pour l’entreprise
Prenons un projet central dans tout SIRH, l’implémentation d’un socle ou Core RH. Ce socle supporte l’ensemble des données administratives, des rapports et des processus de mise à jour collaborateurs, managers et RH. Il peut également s’interfacer avec les autres modules RH ou adhérents (Talent, Paie, Comptabilité, Active Directory, …).
Les RH étant au cœur du fonctionnement de l’entreprise, toute évolution des outils et des pratiques impacte un grand nombre d’acteurs.
Ne pas investir ou accompagner l’ensemble des personnes impactées par le projet exposera l’entreprise à plusieurs risques majeurs :
- une prise en main insuffisante des nouveaux outils et processus,
- des erreurs dans l’application des nouveaux processus par les utilisateurs,
- un manque d’engagement des fonctions métiers dans le projet,
- une perception négative du changement, pouvant freiner le projet,
- un retour sur investissement compromis, etc.
Les difficultés doivent être anticipées en mettant en place des actions ciblées dès le début de votre projet SIRH.
Selon une étude réalisée par Shorways de 2022, 92% des professionnels RH estiment qu’une mauvaise adoption du SIRH impacte la satisfaction des collaborateurs. Ce chiffre montre à quel point l’accompagnement au changement et la formation des utilisateurs est cruciale pour la réussite d’un projet SIRH.
Les clés de réussite de la conduite du changement
De nombreuses méthodologies et outils existent pour comprendre et diagnostiquer le changement, pour coconstruire et piloter les transformations : cartographie, enquêtes internes, ateliers collaboratifs, kit de communication, baromètres, etc.
Quels que soient les outils, ce sont les principes fondamentaux qui garantissent le succès.
1) Une approche globale et structurée pour réussir la transformation
La conduite du changement (ou Change Management) accompagne votre projet dès ses premières phases. Le Change Management ne peut être efficace qu’avec une vision d’ensemble, intégrant tous les aspects impactés par la transformation.
Votre projet de transformation doit ainsi être abordé sous plusieurs angles :
- Organisationnel : Quelle sera ma nouvelle organisation, faut-il une nouvelle répartition des responsabilités au sein de mon équipe ?
- Fonctionnel (1) : Quels processus vais-je mettre en place pour améliorer la qualité des données saisies et limiter le temps passé pour les métiers ? Quelles sont les interactions entre les différents acteurs de l’entreprise ?
- Humain : Comment puis-je accompagner mes collaborateurs, les opérationnels, les RH, ma direction dans cette évolution d’organisation et des responsabilités ? Quelles vont être les résistances de chacun et à quel moment ? Quels seront les évolutions d’emplois, les positionnements individuels ou les recrutements nécessaires ?
- Technologique : Quels sera mon architecture applicative cible, les échanges de données à développer et en quoi ces transformations vont affecter les manières de travailler dans mon entreprise ?
- Compétences : Quels besoins en formation des équipes et à quels moments ? Comment gérer les changements de dimensions de postes par rapports aux autres collaborateurs ?
- Pratiques managériales : Comment faire évoluer la posture et les méthodes de management à tous les niveaux ?
- Politique RH : Quelles évolutions apporter aux stratégies de développement des talents, de recrutements, de formation & de bien-être des collaborateurs ? Comment aligner votre projet avec ces stratégies ?
- Dialogue social : Les modifications envisagées nécessiteront elles une consultation du CSE ou de la CSSCT ?
* Focus sur les processus : Pour éviter que chacun de vos collaborateurs s’approprie les processus à sa manière et qu’une pluralité de pratiques en découle, associez-les à réfléchir sur les nouveaux fonctionnements. Partagez avec eux les enjeux, contraintes, besoins et recherches de solutions. Ils pourront ainsi sortir de leur zone de confort et de leurs habitudes.
Chez Fortify Advise, nous vous aidons à aborder avec vos équipes vos réflexions autour des processus avec les principes suivants :
« La personne qui possède la donnée doit la saisir.»
« Les acteurs doivent pouvoir accéder à la donnée dont ils ont besoin sans la demander à un tiers.» Nous vous aidons ainsi à supprimer les contrôles inutiles dans un processus en donnant accès à l’information, à limiter le traitement de mails par les équipes RH grâce à une saisie directe des collaborateurs, à limiter les tâches à VA moindres et à recentrer les RH sur le développement du collaborateurs, réflexion des politiques (GEPP, Rémunération, Climat Social, Formation …).
2) Une méthodologie projet rigoureuse pour sécuriser le changement
Pour garantir une adoption réussie de votre nouvel SIRH et minimiser les résistances, il est essentiel de structurer votre démarche avec une véritable méthodologie projet dédiée au changement :
- Impliquer vos parties prenantes dès le départ : La réussite passe par une mobilisation active des fonctions métiers, des RH et des clients internes concernés à des degrés différents.
Cela ne veut pas dire mettre l’ensemble de vos collaborateurs autour d’une table pour discuter des changements à apporter, mais de sélectionner des représentants de chaque catégorie (direction, RH, SI, Finance, managers, collaborateurs, …), idéalement des sachants, des personnes pouvant plus tard agir comme ambassadeurs. L’ensemble des catégories sera nécessaire pour apporter une lumière sur les besoins précis (et non supposés) de la nouvelle organisation.
- Évaluer les impacts et l’acceptation du projet : Réaliser un diagnostic approfondi (sur l’ensemble des dimensions décrites au point précédent) permet d’anticiper les freins et de mettre en place des actions adaptées.
- Mettre en place un pilotage agile et des ajustements continus : Le changement est un processus itératif qui nécessite un suivi régulier et des adaptations en fonction des retours du terrain. L’une des difficultés d’un projet de transformation est que celui-ci dure longtemps, les participants changent, les besoins évoluent, les pratiques définies en amont doivent être adaptées à la réalité du terrain. Des ateliers d’arbitrages et une communication régulière doivent être mis en place pour limiter cette difficulté.
En intégrant ces éléments, les entreprises maximisent leurs chances de succès et s’assurent que la transformation ne reste pas qu’un projet technique, mais qu’elle s’inscrive dans une véritable dynamique d’amélioration continue et d’engagement des équipes.
Adoptez des bonnes pratiques qui feront la différence
Communiquer de manière transparente et régulière :
- Prévoir son plan de communication dès le début du projet.
- Communiquer sur les raisons des changements souhaités et sur les gains concrets (temps, simplification, fiabilité …).
- Rechercher à mobiliser les équipes, avec des feed-back équipes et utilisateurs pour être à l’écoute des appréhensions, anticiper les résistances et les situations complexes.
- Définir plusieurs canaux de communication en fonction des messages souhaités.
- Définir des rôles « d’ambassadeur » aux, RH, à la direction, aux managers et aux collaborateurs convaincus du projet.
- Capitaliser et communiquer régulièrement sur les succès pour créer une dynamique et une perception positive.
Mettre en place des KPI d’évaluation des changements.
Lors d’un projet d’intégration d’une nouvelle solution de paie, de GTA ou de gestion des talents, au-delà des KPI de suivi de projet, mettre en place des indicateurs d’évaluation des transformations pour suivre la performance des changements réalisés.
Pour exemple, ces indicateurs peuvent être tournés autour de 2 sujets :
- La dimension projet
- Satisfaction de l’équipe projet
- Respect des plannings
- Respect du budget
- Charge de travail quotidien + projet
- La dimension transformée
- Satisfaction des utilisateurs
- Nombre de mail reçus par les équipes RH
- Temps de traitement de mise à jour administratif
- Qualité des données
- Amélioration des coûts
- Temps passé à la ressaisie
Fortify vous accompagne dans la conduite du changement
Il existe de nombreuses autres pratiques et méthodologies pour favoriser le changement dans le cadre d’un projet SIRH ! N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.
Notre double casquette SIRH et management RH, nous permet de vous accompagner dans toutes les phases de votre projet.
