La fiche de poste, bien loin d’être une simple formalité administrative, est un élément essentiel dans la relation entre employeur et salarié. Bien rédiger une fiche de poste peut s’avérer parfois complexe et nécessite réflexion et méthodologie. Dans cet article, nous explorons les enjeux de la fiche de poste et nous vous donnons les bonnes pratiques et les étapes à suivre pour rédiger une fiche de poste efficace. En bonus, vous trouverez un modèle de fiche de poste prêt à l’emploi à télécharger gratuitement ! Suivez le guide !
1. Fiche de Poste : Définition et Enjeux
La fiche de poste est bien plus qu’un document administratif. Son objectif est de définir de manière claire et exhaustive les responsabilités et missions attribuées à un collaborateur dans le cadre de son poste. Elle sert de fondement à la communication interne, clarifiant le rôle de chaque collaborateur.
La fiche de poste revêt des objectifs différents en fonction des acteurs de l’entreprise :
- Pour le salarié : Elle sert de guide en fournissant des missions et des objectifs spécifiques, offrant ainsi une orientation claire pour son travail au quotidien.
- Pour le manager : Elle fixe les contours précis d’un poste, permettant à l’employeur d’évaluer et de superviser le travail de son salarié de manière structurée.
- Pour les ressources humaines : Elle joue un rôle crucial dans le processus de recrutement en aidant à cibler le profil idéal d’un candidat. De plus, elle facilite l’identification des besoins en formation au sein de l’entreprise.
C’est un outil central pour la mise en place d’une stratégie de GEPP. L’ensemble des fiches de poste de l’entreprise serviront à réaliser le référentiel des compétences à savoir l’inventaire de l’ensemble des compétences d’une organisation.
A ce titre, la fiche de poste permet de faciliter la gestion des compétences mais également à guider le processus de recrutement au sein de l’entreprise.
2. Pourquoi rédiger des fiches de poste pour votre entreprise ?
Tout d’abord, il faut savoir que la loi n’exige pas la mise en place des fiches de poste en entreprise. C’est avant tout un outil de communication qui permet une gestion qualitative des ressources humaines d’une entreprise.
Même si elle n’est pas obligatoire, le manager comme les ressources humaines ont tout intérêt à l’utiliser pour gérer la carrière des collaborateurs.
Tout d’abord, elle offre une base solide pour le processus de recrutement en définissant clairement le profil idéal du candidat recherché. De plus, elle facilite la communication interne en formalisant les demandes de recrutement et en servant de support lors des entretiens annuels. Dans ce cadre, la fiche de poste devient un outil stratégique pour aligner les objectifs des collaborateurs avec ceux de l’entreprise.
3. Les étapes pour rédiger une fiche de poste efficace
Pour être claire et efficace, la fiche de poste doit être rédigée avec soin. Elle est généralement élaborée par les services RH, en étroite collaboration avec les managers. Voici 3 grandes étapes à suivre pour rédiger une bonne fiche de poste :
Analyse approfondie du poste
La première étape essentielle pour rédiger une fiche de poste efficace est une analyse approfondie du poste. Il s’agit d’explorer en détail l’intitulé du poste, les missions qui attribuées, les conditions de travail, et le profil requis. Cette analyse permet d’ancrer la fiche de poste dans la réalité des activités quotidiennes.
Collecte des informations
Pour éviter tout décalage avec la réalité du terrain, la collaboration avec le manager direct est incontournable. Ce dernier détient une connaissance approfondie des missions et peut fournir des informations cruciales sur la réalité du poste. L’implication du manager direct assure une fiche de poste plus pertinente et conforme aux attentes opérationnelles.
Définition des missions et responsabilités
La clarté des missions et responsabilités est cruciale. Distinguer les missions principales, fréquemment réalisées, des activités secondaires permet de préciser les attentes. L’encadrement d’une équipe ou d’un projet doit également être explicité pour donner une vision complète du poste.
Rédaction de la fiche de poste
Pour rédiger une fiche de poste claire et efficace, il est recommandé d’utiliser des verbes d’actions pour la description des activités, des tâches à effectuer et des compétences requises pour le poste. La fiche de poste doit être exhaustive et compréhensible pour tous.
Relecture et validation par le manager
Enfin, une fois que la fiche de poste sera rédigée, il est important de faire la faire relire par le responsable hiérarchique pour qu’il ajuste le contenu si besoin. Elle doit être définitivement validée par ses soins.
4. Que doit contenir une fiche de poste ? + Trame à Télécharger
Tout d’abord, il faut noter que la loi n’encadre pas la fiche de poste. Son contenu est donc libre pour l’entreprise. Néanmoins, la fiche de poste idéale doit être complète et structurée. Il existe des éléments incontournables à intégrer dans vos fiches de poste :
Contexte du poste :
- Description de l’entreprise
- Nom du service ou de l’équipe de rattachement
- Missions du service ou de l’équipe
- Position du poste dans l’organigramme
- Relations hiérarchiques et fonctionnelles
- Relations externes à l’entreprise
Identification du poste :
- Date d’arrivée souhaitée
- Motif du recrutement (création ou remplacement)
- Intitulé du poste
- Nature du contrat
- Statut et échelon ou grade
- Temps de travail et localisation
- Rémunération
Missions et responsabilités :
- Missions principales
- Missions secondaires
- Responsabilités (encadrement d’une équipe ou d’un projet)
Compétences et Aptitudes :
- Diplômes ou formations requis
- Expérience attendue
- Compétences techniques
- Aptitudes professionnelles
- Savoir-être
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5. Digitalisez la gestion de vos fiches de poste
La mise en place d’un logiciel de gestion des talents tel que notre SIRH Fœderis permet de simplifier la gestion de vos fiches de poste et plus largement des compétences au sein de l’entreprise. Ce SIRH simplifie la création, la mise à jour et le suivi des fiches de poste. Il facilite la collaboration entre les différentes parties prenantes et permet un accès centralisé aux informations. Il permet également d’établir facilement le référentiel de compétences et l’organigramme au sein de l’entreprise.
Conclusion :
La rédaction d’une fiche de poste est un exercice complexe qui va au-delà de la simple formalité administrative. En accordant une attention particulière à ce processus, les entreprises peuvent optimiser leur gestion des ressources humaines, du recrutement à la gestion quotidienne des collaborateurs. Pour rédiger une fiche de poste en bonne et due forme, suivez les étapes recommandées, et téléchargez notre modèle gratuit ! Rédiger une fiche de poste devient ainsi synonyme de gestion optimale des talents et de communication interne fluide, renforcée par l’intégration judicieuse d’un SIRH. Notre équipe Conseil pour également vous accompagner dans l’élaboration de vos fiches de poste et plus globalement dans votre stratégie de gestion des talents !
