Les entretiens annuels et professionnels sont des moments privilégiés pour échanger avec les salariés sur leur performance et leur progression au sein de l’entreprise. Pour les services RH et les managers, la gestion des campagnes peut parfois sembler fastidieuse et chronophage. C’est pourquoi la digitalisation des entretiens est une excellente alternative pour simplifier les processus, optimiser l’expérience des collaborateurs, et faire gagner du temps aux services RH et aux managers. Dans cet article, nous explorerons cinq bonnes raisons de digitaliser vos entretiens annuels.
En quoi consistent l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?
Les entretiens annuels et professionnels sont parfois confondus. Pourtant, leur finalité est bien distincte. Si les entretiens annuels se concentrent davantage sur la performance et les objectifs à court terme, les entretiens professionnels offrent une vision plus large du parcours et des perspectives d’évolution professionnelle du salarié.
Définition de l’entretien annuel
L’entretien annuel est un moment privilégié pour faire le point sur les réalisations du collaborateur, fixer de nouveaux objectifs et discuter de son évolution au sein de l’entreprise. C’est un outil managérial essentiel pour assurer la motivation et l’engagement des salariés. L’entretien annuel n’est pas obligatoire mais de nombreuses entreprises le pratiquent. En principe, il a lieu tous les ans, mais l’employeur peut prévoir une autre périodicité.
Définition de l’entretien professionnel
L’entretien professionnel, quant à lui, est obligatoire depuis la loi du 5 mars 2014. Il doit être réalisé tous les deux ans et faire l’objet d’un bilan récapitulatif tous les six ans. Cet entretien vise à discuter des perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi.
Pourquoi faut-il digitaliser les entretiens annuels et professionnels ?
Les enjeux des entretiens annuels et professionnels
En 2017, une enquête de Deloitte a révélé un mécontentement généralisé parmi les salariés à l’égard de l’entretien annuel d’évaluation.
Considéré comme inefficace voire superflu pour certains, ce processus demeure néanmoins indispensable pour les entreprises. C’est ce qu’il ressort d’une étude réalisée par Lucca :
- 4,8% seulement des entreprises s’intéressent au développement de leurs collaborateurs lors des entretiens annuels ;
- 25% des collaborateurs ne comprennent pas la procédure des entretiens annuels de leur entreprise ;
- 20% des salariés ne reçoivent jamais la grille en amont de l’entretien ;
- 55% des DRH indiquent ne jamais recevoir l’intégralité des grilles d’entretien remplies.
Pourtant, les entretiens annuels et professionnels ont une importance à ne pas négliger. Ce sont des temps d’échange privilégiés entre le collaborateur et le manager qui sont chargés d’enjeux importants : développement des compétences, rétention des talents, augmentation des performances…
Afin de faire de vos campagnes d’entretiens une réussite, la digitalisation peut s’avérer être une excellente alternative. Voici 5 raisons d’opter pour le digital :
1. Gagner en efficacité
Les tâches administratives liées à la gestion des entretiens peuvent être particulièrement lourdes et consommatrices de temps pour les services RH et toutes les parties prenantes (managers, collaborateurs…) La digitalisation permet de simplifier et d’automatiser ces tâches, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
D’après l’étude de Lucca, seuls 4% des collaborateurs interrogés estiment que leur processus d’entretiens annuels est apprécié dans leur entreprise. Un collaborateur sur quatre avoue ne pas comprendre le processus d’entretiens annuels de sa société et un sur six ne le connait même pas.
Ces chiffres démontrent l’importance de bien optimiser les processus de gestion des campagnes d’entretiens et surtout de bien communiquer autour de ces process.
Automatiser les processus
Selon Lucca, la majorité des DRH déclare passer 4 à 12 semaines sur la gestion des campagnes. Envoi des convocations, relance des retardataires, suivi des signatures, gestion et mise à jour des grilles d’évaluation… autant de tâches qui peuvent s’avérer particulièrement chronophages sans les outils adéquats.
La digitalisation des entretiens permet ainsi d’automatiser de nombreuses tâches administratives, telles que l’envoi des rappels, la collecte des données et la signature digitale des rapports d’entretiens. Cela réduit considérablement le temps consacré à ces activités répétitives et permet aux collaborateurs et équipes RH de se concentrer sur des missions stratégiques.
Améliorer la gestion des campagnes
Grâce à un tableau de bord intuitif, les équipes RH peuvent facilement suivre l’état d’avancement des entretiens, identifier les points de blocage et intervenir rapidement si nécessaire. Cette gestion simplifiée des campagnes permet de gagner un temps précieux et d’améliorer l’efficacité globale du processus.
La gestion traditionnelle des entretiens, qu’elle soit au format papier, Word ou Excel, est particulièrement lourde et chronophage pour les professionnels des RH. En digitalisant vos entretiens annuels, vous pouvez lancer une campagne en quelques clics seulement.
2. Centraliser et analyser les données
Les formats papier ou Word rendent difficile la collecte et l’analyse des données issues des entretiens. En digitalisant vos entretiens, vous centralisez toutes les informations importantes en un seul endroit.
Collecter et sécuriser les informations
Notre solution de gestion des entretiens permet de rassembler toutes les informations essentielles, telles que les comptes-rendus d’évaluation, les demandes de formation, les souhaits de mobilité interne, etc. Ces données sont stockées en toute sécurité et sont facilement accessibles à tout moment.
Faciliter l’analyse et la prise de décision
La mise en place d’un SIRH offre des fonctionnalités d’analyse avancées, permettant de transformer les données brutes en insights précieux. Vous pouvez ainsi mieux comprendre les besoins de formation, identifier les tendances en matière de performance et prendre des décisions éclairées pour optimiser votre gestion des talents.
3. Respecter les obligations légales
Depuis 2014, l’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire tous les deux ans pour les entreprises de plus de 50 salariés. Un bilan récapitulatif doit être réalisé tous les six ans pour vérifier le respect des obligations légales concernant l’évolution du collaborateur.
Le non-respect des obligations liées à l’entretien professionnel peut entraîner des sanctions pour l’employeur, notamment une contribution supplémentaire au compte personnel de formation (CPF) du salarié. Digitaliser ces entretiens permet de garantir le respect de ce cadre légal en assurant une traçabilité et une conformité totale.
Assurer la conformité avec la législation
Notre solution de gestion des entretiens intègre une signature électronique pour certifier la réalisation des entretiens professionnels. Vous pouvez suivre facilement les échéances légales et garantir un suivi efficace
Éviter les pénalités
En respectant les obligations légales grâce à la digitalisation, vous évitez les amendes et autres sanctions. Notre solution vous aide à suivre les entretiens obligatoires et à vous assurer que toutes les exigences légales sont remplies.
4. Améliorer l’expérience collaborateurs
De nos jours, les collaborateurs attendent des solutions intuitives et interactives pour simplifier leur quotidien. La digitalisation des entretiens améliore leur expérience en leur offrant une interface conviviale pour préparer, réaliser et suivre leurs entretiens.
Faciliter la préparation des entretiens
En termes de préparation, les salariés déplorent le manque d’anticipation des entretiens. Toujours selon l’étude de Luca, 20% des sondés déclarent ne jamais recevoir la grille d’évaluation en amont de l’entretien et 18 % seulement une semaine avant, ce qui ne leur laisse pas suffisamment de temps pour prendre connaissance des critères d’évaluation ni même préparer leur entretien correctement.
Avec une solution digitale, les grilles d’évaluation personnalisables peuvent être envoyées de façon automatisée au collaborateur qui peut ainsi la compléter en ligne en toute autonomie, en amont de l’entretien. L’idéal est de laisser au collaborateur 15 jours à 1 mois de préparation pour lui permettre de prendre le temps nécessaire pour le préparer en toute sérénité.
Encourager l’autonomie et la transparence
Notre solution de gestion des entretiens inclue un tableau de bord complet où les collaborateurs peuvent consulter leurs objectifs, compétences, demandes RH et s’autoévaluer. Cette interface intuitive rend le processus plus engageant et facilite la participation des collaborateurs.
Par ailleurs, les collaborateurs peuvent suivre l’évolution de leurs demandes et consulter leur historique d’entretiens à tout moment. Cette transparence renforce leur engagement et leur satisfaction, en leur permettant de prendre une part active dans leur développement professionnel.
5. Optimiser l’expérience managers
Les managers bénéficient également de la digitalisation des entretiens annuels et professionnels. Une solution de gestion des entretiens leur permet de planifier, suivre et analyser les entretiens de leurs collaborateurs de manière efficace.
Faciliter la planification et le suivi
Les managers peuvent planifier les entretiens directement dans la solution, suivre l’état d’avancement de chaque entretien et accéder à l’historique des évaluations de leurs collaborateurs. Cela simplifie la gestion quotidienne et permet un suivi plus rigoureux des objectifs et des performances.
Rendre les entretiens plus constructifs
Avec un accès instantané aux données et aux préparations des collaborateurs, les managers peuvent se concentrer sur des discussions plus constructives et productives. Les échanges deviennent plus fluides et les décisions plus éclairées, améliorant ainsi la qualité des entretiens.
Conclusion
La digitalisation des entretiens annuels et professionnels apporte de nombreux avantages, de l’efficacité accrue à l’amélioration de l’expérience collaborateur et manager, en passant par le respect des obligations légales. Adopter notre solution de digitalisation, c’est faire le choix d’un outil performant qui optimise vos processus RH et propulse votre entreprise vers un avenir plus efficient et engagé.
