La gestion des temps et des activités est une brique essentielle du SIRH. Elle permet le suivi des temps de travail, des présences, des absences et des activités des salariés. C’est donc un outil incontournable pour un grand nombre d’entreprises et d’organisations publiques. Il existe aujourd’hui plusieurs acteurs spécialisés dans les solutions GTA. Il peut être complexe de choisir le logiciel de GTA qui conviendra à vos besoins. Fortify vous donne les clés pour choisir la solution GTA la plus adaptée à votre organisation.
Les critères essentiels pour choisir votre solution GTA
Critère n°1 : les fonctionnalités
Les solutions de GTA présentes sur le marché sont nombreuses mais toutes ne disposent pas de la même couverture fonctionnelle.
Pour résumer, voici les principales fonctionnalités d’une solution de GTA :
- La gestion des temps
- Le suivi des activités de vos salariés
- La gestion des plannings
- La gestion des congés et absences
- Les badgeuses virtuelles ou physiques
- Les outils de reporting
Dans le cadre d’un projet GTA, vous devez tout d’abord analyser les fonctionnalités sur lesquelles vous ne pouvez pas faire l’impasse. Dès lors, vous pourrez vous diriger vers les solutions qui s’adapteront à vos besoins. Plusieurs facteurs vont avoir un impact sur les fonctionnalités souhaitées :
- La taille de l’entreprise
Les besoins en termes de fonctionnalités vont varier en fonction de vos problématiques, de votre taille et de votre organisation. A titre d’exemple, les PME vont plutôt rechercher un logiciel simple et ergonomique pour suivre les temps de travail de ses salariés, éventuellement gérer leurs plannings, les congés et absences des salariés. Les grandes entreprises vont quant à elle se diriger vers un logiciel sur-mesure adapté à leurs processus avec de nombreuses fonctionnalités.
- Le secteur d’activité
Le secteur d’activité va également avoir un impact sur le choix de la solution.
Par exemple dans le secteur hospitalier, la solution GTA doit être multisites et permettre le suivi des plannings de services, le contrôle des temps de travail et s’adapter aux changements législatifs en temps réel.
Dans le secteur du BTP, les enjeux vont être la gestion des plannings, le respect de la législation, le reporting d’activité…
❗ Attention il est essentiel de vérifier que la solution choisie peut être paramétrée selon votre convention collective. Ainsi, vous bénéficierez des mises à jour conventionnelles automatiques et en temps réel.
Critère n°2 : la collecte des données
Avant de vous lancer dans la mise en place d’une solution de GTA, il convient d’analyser la manière dont sont collectées les données RH dans votre entreprise et ce que vous souhaitez mettre en place pour l’optimiser.
En effet, l’un des enjeux d’une solution GTA est l’automatisation de la collecte des Eléments Variables de Paie, qui vont vous permettre d’assurer une paie fiable à vos salariés. Vous devez ainsi déterminer comment collecter au mieux ces données, via votre solution. Cette collecte passe par exemple par :
- La mise en place d’une badgeuse
- Le suivi des horaires via les feuilles de temps
- La digitalisation des congés et absences
Ainsi, automatiser la collecte de vos données RH via une solution GTA permettra :
- d’éviter les erreurs
- de limiter la double saisie
- de calculer automatiquement les heures supplémentaires majorées, payées ou récupérées.
Le quotidien des gestionnaires sera ainsi facilité !
Critère n°3 : interfaçage de la solution
Pour assurer une paie fiable, les gestionnaires de paie doivent disposer d’une vue d’ensemble de toutes les informations nécessaires à l’élaboration des fiches de paie (absences, heures travaillées, événements imprévus, etc.). L’enjeu de la solution GTA est alors de transmettre ces informations vers le logiciel de paie.
Pour que vos données collectées en GTA soient automatiquement transmises vers la paie, il est indispensable d’interfacer les solutions entre elles. Avant toute chose, assurez-vous que la solution de GTA choisie pourra s’interfacer avec votre logiciel de paie, de façon à exporter les Eléments Variables de Paie facilement. Le gestionnaire de paie dispose ainsi d’une vue d’ensemble claire de données précises et fiables.
Notre système d’API Centrex® permet ainsi de connecter entre elles l’ensemble de vos solutions RH. Logiciel de paie, SIRH, GTA sont ainsi interfaçées pour vous faire profiter d’une solution RH unifiée dans lequel toutes les données sont centralisées de façon sécurisée. Vous évitez ainsi la perte et la ressaisie de données et assurez une fluidité dans la circulation des données.
Critère n°4 : l’hébergement
Il existe deux options pour l’hébergement de votre solution GTA :
Le mode SaaS
Accessible via internet, le SaaS permet d’accéder à distance au logiciel de GTA de façon totalement sécurisée. Le modèle économique du SaaS se présente sous forme de licences utilisateurs et nécessite un abonnement. Plébiscitées par les entreprises, les solutions SaaS ont de nombreux atouts :
- aucune installation nécessaire
- mises à jour fonctionnelles et conventionnelles automatiques
- travail en mode collaboratif
- synchronisation en temps réel des données
- accessibles en multi supports (ordinateur, tablette, smartphone…).
Pour toutes ces raisons, Fortify a fait le choix de proposer à ses clients uniquement des solutions en mode SaaS.
Le mode On Premise
Un logiciel On Premise doit impérativement être installé sur les postes des utilisateurs. Aucune connexion internet n’est requise pour accéder au logiciel. Moins flexible que le SaaS, il nécessite l’achat définitif du logiciel. Par ailleurs, les mises à jour et les montées de version du logiciel ne sont pas automatiques et peuvent nécessiter des frais supplémentaires.
Critère n°5 : l’ergonomie et l’expérience utilisateurs
Au-delà de la performance de la solution, la solution choisie devra être à la fois ergonomique, rapide et simple d’emploi. Utilisée par l’ensemble des collaborateurs, services RH & managers, l’expérience utilisateurs doit être la plus optimale possible. La plateforme doit en effet être personnalisable et accessible via tous types de supports afin de simplifier le quotidien de chacun.
Sur le principe du « Self-Service », notre solution GTA intègre notamment un Portail collaborateur responsive design qui permet aux salariés de visualiser leur planning de travail, demander un changement d’équipe, consulter leurs compteurs (congés, heures supplémentaires…), ou encore faire des demandes d’absence.
Côté Manager, notre solution intègre un tableau de bord qui leur offre une vue d’ensemble des activités, et les informe en cas d’anomalies. Sa charge mentale est ainsi largement réduite.
Critère n°6 : le choix du prestataire
Dernier critère mais pas des moindres… choisir un prestataire de confiance pour la mise en place de votre projet GTA. Deux options se présentent à vous : faire appel à un intégrateur tel que Fortify ou passer en direct par un éditeur. En résumé, l’éditeur assure la conception et le développement du logiciel. L’intégrateur accompagne une entreprise dans le déploiement et le support d’une solution conçue par l’éditeur. Leurs missions sont complémentaires et placées au service d’une seule cause : la satisfaction du client.
Lorsque vous choisissez votre prestataire GTA, cela implique un engagement fort puisqu’il devient votre partenaire stratégique à l’issue du projet. Dès lors, pour choisir le partenaire qui vous accompagnera au mieux dans vos problématiques RH, vous devez analyser de nombreux critères : réactivité, disponibilité, expertise et références client…
Pour faire le bon choix, il est essentiel de consulter plusieurs prestataires, de demander des démonstrations de la solution ainsi que des références clients. Vous aurez alors toutes les clés en main pour choisir votre futur partenaire de confiance !
