Le suivi d’activité est devenu un enjeu majeur pour les entreprises. Avec le développement du travail hybride et la multiplication des projets, les managers ont besoin d’une meilleure visibilité sur l’organisation du travail, la répartition des tâches et l’avancement des activités des équipes.
Bien structuré, le suivi des activités permet :
- d’améliorer la productivité ;
- d’optimiser les ressources ;
- de faciliter le pilotage des projets ;
- de mieux analyser la charge de travail ;
- et de fiabiliser certains processus RH comme la gestion des temps ou la paie.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises abandonnent les tableaux Excel au profit de logiciels de GTA plus complets, capables de centraliser les données, simplifier la saisie des informations et améliorer le suivi des collaborateurs.
Voici 5 conseils essentiels pour mettre en place un suivi d’activité efficace :
5 conseils pour déployer un suivi d’activité efficace
1. Définir des objectifs clairs dès la mise en place
Avant de choisir un outil ou une solution, il est essentiel de définir vos objectifs.
Le suivi d’activité peut servir à :
- suivre l’avancement d’un projet ;
- mesurer la productivité des équipes ;
- analyser le temps passé sur certaines tâches ;
- améliorer la gestion des ressources ;
- suivre les activités des collaborateurs ;
- ou encore optimiser les coûts liés à la production.
Cette phase de cadrage permet de choisir des solutions réellement adaptées aux besoins de l’entreprise et aux usages des employés et managers.
2. Choisir un logiciel de GTA adapté à votre organisation
Le choix du logiciel est une étape clé.
Un bon outil de suivi d’activité doit être simple d’utilisation, ergonomique, accessible aux collaborateurs et capable de centraliser les informations dans un seul environnement.
Certaines solutions de Gestion des temps et activités permettent également de connecter :
- la gestion des activités ;
- le suivi du temps de travail ;
- la planification ;
- la facturation ;
- et les données de paie.
L’intégration avec d’autres logiciels comme un ERP facilite aussi le pilotage global de l’activité de l’entreprise.
3. Impliquer les managers et les équipes
Le suivi d’activité ne doit pas être perçu comme un outil de contrôle, mais comme un outil d’organisation et d’analyse.
Les managers jouent un rôle clé dans :
- la validation des informations ;
- le suivi des projets ;
- la répartition des tâches ;
- l’analyse des données ;
- et le pilotage des équipes.
Impliquer les employés et les collaborateurs dès la mise en place facilite l’adoption des outils et améliore la qualité des données collectées.
4. Réaliser un suivi régulier des activités
Un suivi régulier permet d’obtenir des données plus fiables et plus exploitables. À l’inverse, une saisie réalisée uniquement en fin de mois réduit la qualité des informations et complique l’analyse des activités.
Un suivi continu permet notamment :
- d’analyser la charge de travail ;
- d’identifier les tâches chronophages ;
- de suivre l’avancement des projets ;
- d’améliorer la planification ;
- et d’anticiper les retards ou situations de surcharge.
Certaines fonctionnalités d’un logiciel de GTA permettent également de créer un tableau de bord pour suivre la performance des équipes en temps réel.
5. Exploiter les données pour améliorer la performance
Les données issues du suivi d’activité constituent un véritable outil d’aide à la décision pour les entreprises.
Elles permettent notamment :
- d’analyser la rentabilité des projets ;
- d’optimiser les processus ;
- de mieux répartir les ressources ;
- d’améliorer la productivité des équipes ;
- de réduire certains coûts ;
- et de mieux piloter les activités liées aux clients.
Le suivi d’activité devient ainsi un levier de performance aussi bien opérationnelle que RH.
Optimisez votre suivi d’activité avec Fortify
Chez Fortify, nous accompagnons les entreprises dans leurs projets GTA, SIRH et gestion des processus RH afin de simplifier le suivi des activités, améliorer le pilotage des équipes et fiabiliser les données utilisées en paie.
Nos solutions permettent notamment :
- de centraliser les informations ;
- d’automatiser certains processus ;
- d’améliorer la gestion des projets ;
- et de gagner en visibilité sur l’activité des collaborateurs.
