La gestion des notes de frais représente un enjeu majeur pour les entreprises. Selon une étude de l’Association Française des Éditeurs de Logiciels et Solutions Internet (AFDEL), 60 % des entreprises estiment que la gestion des frais professionnels est source d’erreurs, de pertes de temps, et de surcoûts. Pourtant, ces erreurs peuvent coûter cher, tant en termes financiers qu’en termes de conformité réglementaire. La bonne nouvelle ? La digitalisation et les bonnes pratiques permettent de réduire drastiquement ces risques.

Dans cet article, nous passons en revue les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion des notes de frais, et comment la dématérialisation, notamment grâce à des solutions intégrées comme Silae Expense, vous permet d’y remédier efficacement.

1) Dématérialisation des notes de frais : cadre légal

La dématérialisation des notes de frais s’inscrit dans un cadre légal strict, indispensable pour garantir la conformité fiscale et sociale de l’entreprise. Depuis la directive européenne 2010/45/UE qui a facilité l’usage des factures électroniques, la France a renforcé son arsenal réglementaire pour encadrer la numérisation des documents justificatifs.

L’arrêté du 22 mars 2017 a posé les premières règles relatives à la numérisation des factures papier, complété par l’arrêté du 23 mai 2019, qui précise les modalités techniques de numérisation à des fins fiscales. L’objectif ? Faire en sorte que les justificatifs numérisés aient la même valeur probante que les originaux papier.

Qu’est-ce que la valeur probante ?

Un document numérisé à valeur probante est un fichier électronique qui peut légalement se substituer à l’original papier en cas de contrôle, à condition de respecter certaines exigences :

• Numérisation fidèle (reproduction intégrale et sans altération),
• Processus sécurisé, traçable et horodaté,
• Archivage électronique conforme à la norme NF Z42-026, garantissant l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité dans le temps.

Cela signifie qu’un justificatif papier scanné sans procédure certifiée ne pourra pas être opposable à l’administration. En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, seule la version originale ou une version numérisée à valeur probante sera recevable.

Si la dématérialisation des notes de frais n’est pas encore une obligation stricte à ce jour, la tendance réglementaire encourage fortement cette démarche, notamment dans le cadre du Plan de Transformation Numérique des entreprises.

 

2) Les 5 erreurs majeures dans la gestion des notes de frais

Selon une étude menée par HRS et la Fondation GBTA, 19 % des notes de frais contiennent au moins une erreur, et chaque correction coûte en moyenne 48 € à l’entreprise. En clair : 1 note de frais sur 5 est erronée, et le coût d’un processus mal optimisé peut vite s’envoler.

Focus sur les 5 erreurs les plus fréquentes à surveiller de près.

2.1 Justificatifs manquants ou incomplets

Un justificatif égaré ou incomplet est une source fréquente d’erreur et de non-conformité. En cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit être en mesure de justifier chaque dépense.

Pour être valide, un justificatif (facture, ticket de caisse, billet de transport, note d’hôtel, péage, taxi…) doit contenir :

• Le nom et l’adresse du fournisseur

• La date de la dépense

• Le détail (nature, quantité, prix)

• Le montant TTC et la TVA (si applicable)

• Le mode de paiement

• Le nom du salarié (si possible)

❌ Non valides : tickets illisibles ou incomplets, relevés bancaires seuls, justificatifs sans montant ni date.

En cas de perte, la dépense ne peut pas être remboursée ni la TVA récupérée : un double impact pour l’entreprise.

2.2 Mauvaise application de la politique interne

Les règles internes (plafonds, types de frais acceptés, délais) sont souvent mal connues ou mal appliquées, générant des demandes de remboursement non conformes et des litiges.

Sans visibilité sur la politique interne, les collaborateurs peuvent engager des frais qui dépassent leur budget. Le cumul de petites erreurs peut alors nuire à la santé financière de l’entreprise.

Par exemple, un commercial qui dépasse régulièrement son budget d’hébergement sans contrôle peut engendrer un surcoût important. Sans outils de suivi en temps réel, ce type de dérive budgétaire est difficile à maîtriser.

2.3 Processus manuel et fastidieux

La saisie et la validation des notes de frais sur papier sont chronophages, génératrices d’erreurs et alourdissent les tâches administratives.

Les collaborateurs attendent parfois plusieurs semaines avant de transmettre leurs notes, ce qui fausse la visibilité comptable, retarde les remboursements et alimente frustration et insatisfaction.

Selon une étude de l’Ifop pour Mooncard, 80 % des cadres français réalisent des notes de frais, mais 47 % d’entre eux attendent plus de deux semaines pour être remboursés, et 14 % plus de quatre semaines.

2.4 Manque de transparence et de suivi budgétaire

Sans outil et processus adapté, les managers et services RH manquent de visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, ce qui complique le pilotage financier et le contrôle des budgets.

Par exemple, l’absence d’outil de gestion des frais peut conduire un manager à découvrir en fin de trimestre que le budget déplacements de son équipe a été dépassé, faute de visibilité en temps réel sur les dépenses engagées.

2.5 Non-conformité réglementaire

Le cadre légal est complexe et évolutif : règles fiscales, normes de conservation, obligations de déclaration. Le non-respect peut entraîner sanctions et amendes lourdes.

Par exemple, en cas de dépassement des plafonds d’exonération sociale, l’entreprise s’expose à un redressement social. Le contrôle manuel est souvent inefficace sans automatisation.

3) Comment améliorer la gestion des notes de frais et éviter les erreurs ?

Étape 1 : Dématérialiser les notes de frais avec une solution intégrée

Optez pour une solution digitale qui s’intègre naturellement à vos outils de paie et de comptabilité. Une bonne interopérabilité permet une circulation fluide de l’information, évite les doubles saisies et renforce la conformité.

👉 La solution de gestion des notes de frais Silae Expense (ex Jenji) permet :

• une synchronisation automatique avec Silae Paie,
• une centralisation des flux de dépenses,
• une gestion sans rupture du processus de remboursement à l’écriture comptable.
• Un choix stratégique qui simplifie la vie des gestionnaires comme des collaborateurs.

En savoir plus sur notre logiciel

Étape 2 : Mettre en place une politique claire et partagée

Une politique interne bien définie est la base d’une gestion efficace. Elle doit spécifier :

• les dépenses remboursables / non remboursables,
• les plafonds par type de frais,
• les délais de déclaration,
• les justificatifs requis.

💡 Notre conseil : intégrer cette politique dans l’onboarding, former les collaborateurs, et la rendre accessible.

Étape 3 : Former et accompagner les utilisateurs

L’adoption d’un nouvel outil et la mise en place de nouveaux processus passent par la pédagogie. Proposez à vos collaborateurs :

• des formations courtes et ciblées,
• des supports accessibles (guides, vidéos, FAQ),
• un point de contact pour les premières utilisations.

Une prise en main facilitée permet de limiter les erreurs de saisie, de fluidifier les traitements et de responsabiliser les collaborateurs sur la qualité des données renseignées.

Étape 4 : Automatiser les contrôles et les processus

Configurez la solution pour automatiser les contrôles essentiels (conformité, plafonds, justificatifs) et simplifier les circuits de validation selon votre organisation.

Cela permet de gagner du temps, de limiter les erreurs et de fluidifier le traitement.

💡 Notre conseil :

• Encourager des déclarations régulières (hebdomadaires ou par mission),
• Limiter les niveaux d’approbation,
• Responsabilisez les managers,
• Réalisez des contrôles a posteriori,
• Intégrer les frais au pilotage budgétaire.

Étape 5 : Suivre et piloter les dépenses en temps réel

La digitalisation ne s’arrête pas à la validation : elle permet un pilotage continu. Utilisez les fonctionnalités de reporting de votre solution pour :

• visualiser les dépenses par nature, service, collaborateur ou période,
• repérer rapidement les écarts ou anomalies,
• ajuster vos politiques internes et vos budgets,
• préparer vos clôtures comptables plus sereinement.

💡 Un bon suivi transforme la note de frais d’un poste de dépense subi en levier de pilotage.

 

4) Les bénéfices concrets de la dématérialisation des notes de frais

Gain de temps significatif

La dématérialisation permet de réduire jusqu’à 70 % le temps consacré à la gestion des notes de frais, selon une étude Capgemini. Fini la collecte manuelle, les saisies fastidieuses et les validations lentes : les collaborateurs saisissent leurs frais via une appli mobile en quelques clics, et les managers valident rapidement via des workflows automatisés. Cela libère un temps précieux pour les services RH et financiers, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réduction significative des erreurs et fraudes

Les contrôles automatisés éliminent les erreurs de saisie et garantissent le respect des plafonds et politiques internes. Le risque de fraudes est aussi limité grâce à la traçabilité complète des justificatifs, archivés numériquement et horodatés. Une meilleure qualité des données se traduit par une comptabilité plus fiable et une diminution des litiges.

Amélioration de l’expérience collaborateur

Une interface simple, intuitive, accessible depuis un smartphone, encourage la saisie rapide et précise. Le remboursement est plus rapide, souvent sous quelques jours, ce qui améliore le ressenti des salariés. Par ailleurs, réduire la charge administrative liée aux notes de frais renforce leur engagement et leur motivation.

Visibilité et contrôle budgétaire renforcés

Les tableaux de bord dynamiques permettent aux responsables de suivre en temps réel les dépenses par département, projet, ou collaborateur. Cette visibilité facilite la prise de décision, la maîtrise des budgets et la prévention des dépassements. Certaines entreprises rapportent une réduction moyenne de 15 % des coûts liés aux frais professionnels grâce à une meilleure gouvernance.

Conformité réglementaire assurée

La conservation sécurisée des justificatifs numériques selon la norme NF Z42-026 garantit la validité juridique en cas de contrôle fiscal. Les solutions automatisent également la mise à jour des règles fiscales, réduisant les risques de pénalités liées à des erreurs de déclaration.

Contribution à la politique RSE

La dématérialisation permet de réduire considérablement l’utilisation de papier (jusqu’à 90 %), d’éviter les impressions et le stockage physique, et de limiter les déplacements pour validation. Cela s’inscrit dans une stratégie globale de développement durable, un enjeu stratégique pour les entreprises soucieuses de leur impact environnemental.

 

5) Comment dématérialiser une note de frais étape par étape ?

La dématérialisation des notes de frais repose sur un processus structuré et automatisé, du scan initial jusqu’à l’intégration comptable. Avec Silae Expense (ex Jenji), chaque étape est simplifiée pour offrir une gestion fluide, rapide et conforme aux obligations légales.

• Le collaborateur saisit sa note de frais via le logiciel ou l’application mobile. Pour gagner du temps, il prend en photo le justificatif (facture) directement depuis son smartphone.
• La technologie OCR extrait automatiquement les informations clés du justificatif. Le collaborateur peut ensuite valider ou compléter les champs si nécessaire.
• Le manager est immédiatement notifié du dépôt de la demande et peut la valider en un clic. Une fois validée, la demande est transmise au service RH pour contrôle et approbation finale.
• Le gestionnaire de paie procède au remboursement de la note de frais, en s’assurant de la conformité et du respect des règles internes.
• La note de frais est automatiquement intégrée dans Silae Paie : la DSN est alimentée sans ressaisie, et la mention apparaît directement sur le bulletin de paie.
• Le justificatif est archivé de façon certifiée, avec une valeur probante reconnue, garantissant la sécurité et la conformité en cas de contrôle.

 

Passez le cap de la dématérialisation des notes de frais !

La digitalisation des notes de frais est aujourd’hui un levier incontournable pour optimiser la gestion des coûts, réduire les erreurs et gagner en productivité. Cette transformation s’inscrit dans une démarche plus large de responsabilité sociétale (RSE). Réduire l’utilisation du papier, limiter les déplacements et améliorer la transparence des processus contribuent à réduire l’empreinte environnementale de l’entreprise.

Ainsi, dématérialiser les notes de frais, c’est à la fois moderniser sa gestion, maîtriser ses risques, et s’engager pour un avenir plus responsable.

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en œuvre de solutions adaptées ? Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transformation.