D’après le Baromètre des RH 2021, mené par ABV Group, Wills Towers Watson et RH&M, 69 % des responsables RH priorisent l’évolution de leur SIRH. Cette évolution est essentielle pour répondre efficacement aux défis des DRH. Elle se traduit par un projet de transformation digitale, nécessitant une gestion de projet structurée en plusieurs étapes pour garantir son succès.
L’étude d’opportunité est une première étape cruciale, pourtant souvent négligée ou mal anticipée, dans la mise en œuvre d’un projet SIRH. De quoi s’agit-il exactement ? Quand intervient-elle, comment la réaliser et pourquoi est-elle si importante ? Marion Delemotte, Directrice Conseil RH & SIRH chez Fortify, nous en parle en détail.
Une étude d’opportunité : à quoi ça sert ?
L’étude d’opportunité est la base et l’ossature même du projet. C’est le moment où la cible est définie. Concrètement, elle permet de poser la couverture fonctionnelle, l’architecture technique et le modèle de service associé. Elle partage une vision avec tous les acteurs impliqués, un élément essentiel pour mobiliser l’équipe. L’étude d’opportunité cadre également la stratégie de consultation des acteurs en fonction des offres disponibles sur le marché et de la cible. Elle vise à établir une liste restreinte d’acteurs pour la phase d’appel d’offres, optimisant ainsi temps et pertinence. Enfin, cette étude fournit un premier cadrage budgétaire indispensable avant de démarrer.
Il est essentiel de noter que l’étude d’opportunité est un exercice très opérationnel et collaboratif, qui repose sur les bonnes questions et les bonnes personnes. Elle sécurise le projet en clarifiant et partageant la cible dès le départ.
Une étude d’opportunité : à quel moment ?
Dans une gestion de projet SIRH, l’étude d’opportunité intervient en amont, avant même l’appel d’offre. Ce que nous préconisons, c’est qu’elle soit réalisée dès que l’organisation a validé le projet de changer de SIRH ou lorsqu’elle souhaite anticiper très tôt un projet de ce type. C’est l’idéal !
Maintenant, nous sommes encore souvent sollicités au moment de l’appel d’offres, et là les choses se compliquent car le timing est alors difficile à respecter. Il faut revenir en arrière, définir la cible et réaliser l’étude approfondie des solutions du marché afin de les mettre en corrélation avec les besoins de l’entreprise. Une étude d’opportunité n’est pas nécessairement un processus très long. Il faut savoir que, conduite en collaboration avec une société de conseil experte en solutions SIRH, son délai moyen est d’environ une vingtaine de jours, soit un laps de temps relativement court mais très efficace pour commencer la mise en place du SIRH sur des bases solides.
Une étude d’opportunité : suivant quelle méthodologie ?
L’objectif est de transformer l’idée en réalisation concrète. Une étude d’opportunité SIRH varie d’une entreprise à une autre, car les besoins et enjeux sont spécifiques. Chez Fortify et Newext RH, cette étude est un travail de co-construction avec le client : poser les bonnes questions pour anticiper les besoins futurs, tout en considérant la faisabilité fonctionnelle et technique, le budget, le calendrier, la disponibilité des acteurs, ainsi que les ressources et compétences internes. La perspective de ces éléments, en lien avec le marché SIRH (solutions et services), est cruciale pour réussir cette mission. Cette méthodologie éprouvée s’adapte au contexte unique de chaque client.
Connaitre les pièges et difficultés pour mieux les écarter
Le choix de l’intégrateur (ou éditeur)
Bien que l’étude d’opportunité se déroule sur un temps assez court, certains pièges ou difficultés peuvent intervenir. On peut toutefois facilement les éviter. Lors de l’étude d’opportunité SIRH, en effet, il est important de ne pas se priver de consulter un maximum d’éditeurs et d’intégrateurs. Le but de cette étape est d’avoir une vision globale et relativement exhaustive du marché afin de voir dans quelle mesure ces acteurs peuvent répondre à vos besoins.
Cependant, comme souligné plus haut, il faut être en capacité avec l’exercice suivant d’arbitrer et de sélectionner deux ou trois acteurs uniquement sur la base de leur couverture fonctionnelle, de leur architecture technique, de leur capacité d’interfaçage entre les différentes briques du SI de votre organisation et du modèle de service proposé. Le piège serait d’en garder trop. Vous risquez alors de faire perdre du temps à tout le monde en commençant par vous-même. Il y aura trop d’entretiens à mener et vous solliciterez des acteurs qui n’avaient pas forcément légitimité à être là.*
Le refus de l’engagement
Une difficulté que vous pourriez rencontrer est le refus de l’éditeur ou de l’intégrateur SIRH de s’engager. En faisant appel à une société de conseil en SIRH avec une solide connaissance du marché, vous serez orienté vers des solutions et services SIRH capables de répondre à vos besoins. Cela vous fait gagner du temps et vous permet d’aller droit au but !
Enfin, il est important d’impliquer les équipes, qui peuvent hésiter à investir du temps dans cette étude d’opportunité. Le chef de projet et la société de conseil RH qui vous accompagnent doivent bien communiquer sur les objectifs et les bénéfices pour tous. Cela inclut des fonctionnalités produits adaptées, des interactions entre outils optimisées et un cadrage budgétaire précis pour sécuriser les dépenses prévisionnelles.
Nos conseils pour une étude d’opportunité réussie
Impliquer l’équipe projet
La clé, on ne le répètera jamais assez, est d’impliquer le plus en amont possible et assez largement les différents acteurs qui vont intervenir dans le projet d’une manière ou d’une autre : La DRH, la DSI, le contrôle de gestion, mais aussi la finance et la comptabilité pour que chacun comprenne bien les impacts des différents outils sur les activités.
La liste n’est pas exhaustive et tout dépend du périmètre que vous souhaitez implémenter au sein de votre entreprise.
Penser solutions et services
Si l’on s’en tient à la tendance aujourd’hui, la proportion d’entreprises réalisant une étude d’opportunité dans le cadre d’un projet d’évolution de leur SIRH est encore faible. Certes, les fonctionnalités des solutions SIRH sur le marché sont somme toute relativement similaires et l’étude n’apparait pas toujours comme indispensable. Mais les organisations doivent absolument mettre dans la balance et dans la sélection de leur futurs fournisseurs les aspects services (modèle d’hébergement, TMA…) qui font eux toute la différence lorsqu’il s’agit de déployer et d’exploiter un nouveau SIRH.
En synthèse, comme cela a été le cas avec notre client Somfy, l’étude d’opportunité en se positionnant bien en amont, avec un cadencement et un timing bien rythmé pour garder toutes les parties prenantes investies et engagées, un accompagnement avec des experts qui maîtrisent totalement le sujet et les enjeux métiers, s’avère être une véritable aide à la décision dont il serait vraiment dommage de se passer !
Si vous souhaitez, comme eux, être accompagnés pour réaliser votre étude d’opportunité et bien plus encore, n’hésitez pas à nous contacter.