Collectivités et secteur public : Comment choisir le bon SIRH ?

Dans le secteur public et les collectivités, les services RH sont en pleine effervescence. Entre l’accélération de la dématérialisation des processus et des documents et la nécessité de fournir des outils adaptés aux besoins des agents, la transformation est en marche. Aujourd’hui, les directions RH réinventent la gestion du capital humain pour en faire le cœur de leur métier. Cependant, les tâches administratives chronophages accaparent encore une grande partie de leur temps.

Il est donc urgent de lancer un projet de transformation numérique crucial pour votre collectivité : l’adoption d’un SIRH. Bien que ce chantier puisse sembler complexe, il vise avant tout à simplifier la vie des gestionnaires RH et des agents de la fonction publique. Voici quelques clés pour vous aider à faire le bon choix.

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) est un outil qui permet de centraliser, d’automatiser et de gérer de manière optimale l’ensemble des processus RH d’une organisation. Les fonctionnalités d’un SIRH comprennent généralement la gestion de la paie, le suivi des absences et des congés, la gestion des talents, le recrutement, la formation, et bien plus encore. L’objectif principal d’un SIRH est d’améliorer l’efficacité et la précision des tâches RH tout en offrant un gain de temps considérable.

Quels sont les enjeux RH du service public ?

Mettre en place un SIRH, c’est opter pour un logiciel unique dédié à la gestion administrative du personnel et au développement des talents au sein de votre collectivité. En effet, les directions des Ressources Humaines des collectivités locales sont confrontées à de nombreux enjeux :

• Évolution du cadre réglementaire : Passage à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), mise en place de la Loi de Transformation de la Fonction Publique, dématérialisation des services publics… Les services RH ont la nécessité de s’adapter en permanence aux évolutions réglementaires.
• Pilotage fiable et pertinent des données RH : Les lignes directrices de gestion obligent chaque collectivité à adopter sa propre politique de ressources humaines. Cela transforme le rôle des gestionnaires, qui passent d’une simple gestion quotidienne à un pilotage stratégique à long terme.
• Transformation numérique : La transformation numérique de la fonction RH fait partie des enjeux du programme global de modernisation « Action 2022 » qui vise à « dématérialiser complètement les processus et les documents ».  Les principaux objectifs de cette transformation sont d’améliorer le service rendu aux agents, d’optimiser la montée en compétences individuelle et collective, et de développer un pilotage prospectif des ressources humaines. Concrètement, cela se traduit par de développement des dossiers individuels dématérialisés pour les agents, ou le bulletin de paie électronique qui a été rendu obligatoire en 2020 pour la fonction publique d’Etat.
• Développement de l’attractivité RH : L’arrivée des générations digital natives dans le monde du travail change la relation entre les agents et les services RH. La dématérialisation des processus RH et l’émergence de plateformes self-service accessibles à tout moment et sur tout appareil. Des portails agents se sont ainsi développés ces dernières années, permettent aux collaborateurs de gérer leurs propres dossiers de manière autonome. Ces outils modernisent l’image de la collectivité et valorisent sa marque employeur.

Ces évolutions créent de nouveaux enjeux et besoins en interne, poussant les DRH à réorienter leur travail autour de l’organisation des services et de l’épanouissement des agents. Opter pour une solution SIRH pour votre collectivité signifie mettre en place des processus agiles, sécurisés et dématérialisés, dans un environnement de confiance et performant. Avec les solutions de Fortify, vous pouvez répondre aux défis de la transformation digitale dans le secteur public.

Comment bien choisir son SIRH dans le secteur public ?

Identifier les besoins spécifiques

Chaque collectivité a des besoins spécifiques en matière de gestion des ressources humaines. Le service public hospitalier n’aura nécessairement pas les mêmes enjeux qu’une mairie par exemple. Il est donc essentiel de commencer par une analyse approfondie des besoins de votre organisation, incluant la taille de la collectivité, les types de personnel à gérer, et les processus RH existants.

Vérifier la conformité réglementaire

Assurez-vous que le SIRH choisi est conforme aux réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données (RGPD) et de gestion des ressources humaines dans le secteur public.

Fonctionnalités adaptées

Optez pour un SIRH offrant des fonctionnalités adaptées à votre structure. Cela peut inclure la gestion de la paie, des plannings, des congés, des formations, ainsi que des outils d’analyse et de reporting.

Facilité d’intégration

Le SIRH doit pouvoir s’intégrer facilement avec les autres systèmes d’information déjà en place au sein de votre collectivité. La compatibilité et l’interopérabilité sont des critères essentiels.

Un SIRH performant doit être personnalisable pour répondre aux spécificités de votre organisation. Il doit également être évolutif pour s’adapter aux futurs besoins et aux évolutions réglementaires.

Sécurité des données

La sécurité des données est cruciale, surtout dans le secteur public. Assurez-vous que le SIRH offre des garanties solides en matière de protection et de confidentialité des données.

SIRH dans le secteur public : quelles fonctionnalités ?

Sécuriser les données, décharger votre équipe RH ou encore piloter la masse salariale de votre collectivité sont quelques-uns des objectifs de nos solutions logicielles dédiées aux Ressources Humaines. L’outil SIRH est un comme le « couteau suisse » de la Direction des Ressources Humaines : il doit être efficace, répondre aux besoins de gestion de la collectivité tout en servant d’interface entre l’employeur public et les agents. De plus, les fonctionnalités proposées doivent être en adéquation avec les attentes.

Ainsi, le parfait outil SIRH pour votre collectivité doit intégrer :

Gestion de la paie

• Collecte des données nécessaires à l’établissement de la paie.
• Calcul de la paie en fonction des éléments variables : cotisations, congés, RTT, arrêts maladie, primes.
• Collecte et calcul du prélèvement à la source à déclarer puis reverser à la DGFiP sans ressaisie.
• Contrôle de la paie via des états, des mandatements.
• Garantie d’être à jour en temps réel avec les normes légales grâce à une veille réglementaire mise à jour automatiquement.
• Gestion de votre Déclaration Sociale Nominative.
• Édition et des bulletins de paie de vos agents en version dématérialisée déposés dans une GED et mis à disposition de vos collaborateurs dans un coffre-fort numérique.

Gestion administrative du personnel

• Suivi des demandes d’absences, des visites médicales, reporting des risques professionnels (accidents de travail).
• Simplification de la gestion des démarches RH avec un portail RH pour valider directement les congés, RTT ou absences.
• Intégration automatique des données dans le dossier numérique de l’agent côté logiciel SIRH.

Gestion des carrières

• Avancements d’échelon, de grade, promotion interne, titularisation.
• Optimisation du pilotage avec des tableaux synthétiques pour la prise d’échelon, titularisation ou avancements de grade.
• Veille réglementaire mise à jour automatiquement.

Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC)

• Modules s’appuyant sur les référentiels : métiers, emplois, compétences, activités, risques.
• Facilitation de la gestion des changements de postes, évolution des compétences, formation, recrutement et évaluation.

Dématérialisation du dossier de l’agent

• Modules de dématérialisation des documents : dossier numérique de l’agent, dématérialisation du contrôle de légalité des Actes, GED intégrée, coffre-fort numérique.

Tableaux de bord et reportings

• Outils de pilotage RH avec indicateurs synthétisés au sein de tableaux de bord pour les élus, le service RH et les responsables de service.
• Analyse des données pour aligner les actions aux objectifs fixés par l’organe délibérant.

Les solutions de Fortify pour optimiser les RH dans le secteur public

Fortify propose une gamme complète de solutions pour répondre aux besoins spécifiques des ressources humaines dans le secteur public :

Silae pour la paie : Silae est une solution spécialisée dans la gestion de la paie, conçue pour s’adapter aux exigences réglementaires en constante évolution. Elle permet de collecter les données nécessaires à l’établissement de la paie, de calculer les cotisations, congés, RTT, arrêts maladie, primes, et de gérer le prélèvement à la source en conformité avec les obligations de la DGFiP. La mise à jour automatique des normes légales assure une gestion précise et conforme en temps réel.

Le logiciel s’adapte au secteur public en gérant automatiquement les avancements de carrière et les primes, les profils d’agents spécifiques (titulaires, non titulaires, contractuels, détachés), ainsi que les caisses et cotisations spécifiques.

La solution s’interface avec les solutions spécifiques au public : Xémélios pour les collectivités locales, génération des fichiers de mandat.

Silae BI pour le Reporting RH :

Le logiciel Silae BI est un outil puissant pour le secteur public, permettant d’analyser et de visualiser les données de manière intuitive et approfondie. Grâce à Silae BI, les administrations peuvent suivre en temps réel les indicateurs de performance, optimiser la gestion des ressources humaines et financières, et prendre des décisions éclairées basées sur des rapports détaillés. Cet outil améliore l’efficacité opérationnelle et la transparence, en offrant une vue d’ensemble claire et précise des données essentielles pour la gestion publique.

Foederis pour la gestion des talents :

Foederis se concentre sur la gestion des carrières et le développement des compétences des agents. Il permet de suivre les avancements d’échelon, les promotions internes, et la titularisation. En intégrant des tableaux de bord et des modules de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), Foederis facilite la gestion des changements de postes, la formation, le recrutement, et l’évaluation des agents, tout en s’assurant que les politiques RH sont alignées avec les objectifs stratégiques de la collectivité. Elle favorise également un climat social de confiance en proposant un portail RH de l’agent avec de nombreux services RH.

So’Horsys pour la gestion des temps et activités :

Ne négligez plus le suivi des temps de travail en adoptant une solution robuste, capable d’intégrer toutes vos spécificités. Notre solution So’Horsys permet un suivi précis des temps, avec ou sans badgeuse, incluant les 35 heures, le débit-crédit, et bien plus encore. Elle prend en compte diverses organisations de travail et automatise les calculs des variables de paie, gérant les astreintes, les temps de travail de nuit, de dimanche, et bien d’autres.

Avec cette solution, vous pouvez suivre et simuler l’annualisation, mettre à jour les compteurs des agents lors des changements de planning, et décentraliser la gestion des temps grâce à une solution multi-sites avec des accès adaptés à chaque profil d’utilisateur. Des tableaux de bord et des rapports, pré-paramétrés ou personnalisables, facilitent le suivi et l’analyse des données.

Grâce à un portail RH, les managers peuvent valider directement les congés et absences, et les données sont automatiquement intégrées dans le dossier numérique de chaque agent, améliorant ainsi la visibilité et la gestion du planning des équipes.

Ces solutions répondent aux besoins du secteur public en offrant des outils robustes et adaptables pour gérer efficacement les ressources humaines, tout en garantissant une conformité réglementaire stricte et en favorisant l’épanouissement des agents.

Klyr la plateforme de Data Management de Fortify référencée par l’UGAP !

Fortify a développé KLYR, une solution unique de pilotage des interfaces et d’analyse de données référencée par l’UGAP. KLYR centralise les flux de données, synchronise les logiciels, transforme les données pour les rendre lisibles, sécurise les processus avec des tableaux de bord et permet de prendre des décisions éclairées.

Chez Fortify, nous ne nous contentons pas d’intégrer des solutions logicielles. Nous offrons également un accompagnement par des experts en ressources humaines qui comprennent parfaitement les enjeux spécifiques du secteur public. Nos consultants sont à votre disposition pour vous aider à :

• Attirer des candidats : En mettant en place des stratégies de recrutement efficaces et en valorisant la marque employeur de votre collectivité.
• Gérer les talents : En optimisant les processus de gestion des carrières et des compétences pour favoriser le développement professionnel de vos agents.
• Mettre en conformité la paie : En assurant que vos pratiques de gestion de la paie respectent les dernières réglementations et normes légales.

Avec notre soutien, vous pouvez mener à bien votre projet SIRH dans le secteur public, en bénéficiant d’une expertise pointue et de conseils personnalisés pour transformer vos processus RH et atteindre vos objectifs stratégiques.

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