Dans un monde professionnel en constante évolution, la gestion des ressources humaines doit s’adapter aux besoins des salariés tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données. C’est là qu’intervient le coffre-fort numérique (ou électronique), une solution innovante qui révolutionne la manière dont les entreprises gèrent les documents RH tout en simplifiant la vie de leurs collaborateurs. Dans cet article, découvrez les enjeux de la digitalisation RH et les atouts de la mise en place d’un coffre-fort numérique pour les collaborateurs. Retrouvez également nos conseils pour bien choisir votre solution de coffre-fort numérique.
La digitalisation des RH : une forte attente de la part des salariés
De nos jours, les salariés sont très attentifs à la digitalisation RH. Selon une étude intitulée « L’impact du numérique sur la fonction RH » réalisée par Sage et Opinion Way, 47% des salariés sont convaincus des avantages que la digitalisation des RH peut apporter. Les entreprises ont tout intérêt à s’adapter à leurs attentes en leur offrant des solutions digitales pour simplifier leur quotidien.
Bon à savoir : les salariés français sont très ouverts à la mise en place d’un dispositif de coffre-fort numérique. En effet, selon le Baromètre de la Dématérialisation des documents RH réalisé par Digiposte en 2021, 71% des salariés non encore sollicités accepteraient de recevoir leur bulletin de paie au format numérique.
Malgré cette perception positive en France, la dématérialisation du bulletin de paie tarde à s’imposer dans les entreprises du pays. En 2019, selon une étude d’Althéa, le taux de déploiement du bulletin de salaire dématérialisé n’était que de 26%. Pourtant, les entreprises ont tout intérêt à passer le cap de la dématérialisation RH dont la mise en place a été simplifiée par la loi.
Dématérialisation des bulletins de paie : ce que dit la loi
Ces dernières années, la législation française a fortement encouragé la digitalisation des RH. Depuis le 1er janvier 2017, la loi El Khomri a notamment permis à l’employeur de dématérialiser les bulletins de salaire sans avoir à recueillir le consentement préalable des salariés. Comme toutes les décisions unilatérales, l’employeur doit respecter un délai de 30 jours dans la mise en œuvre de cette démarche de dématérialisation. Les salariés ont la possibilité de communiquer leur désaccord avec ce principe. L’employeur devra alors se conformer à leur décision et leur remettre un bulletin papier, dans un délai de 3 mois.
A noter : avant le 1er janvier 2017, la remise du bulletin de paie sous forme électronique était soumise à l’accord préalable de l’ensemble des salariés.
Si l’entreprise opte pour la dématérialisation, les bulletins de paie doivent obligatoirement être envoyés aux salariés via un coffre-fort numérique sécurisé qui garantit une conservation et un accès aux documents pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
A noter : l’envoi des bulletins par mail est strictement interdit par la loi ! Le coffre-fort numérique certifié et sécurisé, est à ce jour la seule alternative légale avec la remise en main propre ou par courrier.
Les 5 avantages d’un coffre-fort numérique pour vos collaborateurs
La mise en place du coffre-fort numérique revêt de nombreux atouts pour les services RH : gain de temps et d’argent, automatisation des processus, augmentation de la productivité… mais c’est également une solution très appréciée par les collaborateurs ! Voici 5 raisons de l’adopter dès à présent.
1. Un espace personnel et sécurisé, accessible à vie
Le coffre-fort numérique offre aux salariés un espace digital personnel et sécurisé pour stocker tous leurs documents RH importants. Il permet notamment aux services RH de diffuser les bulletins de paie à leurs collaborateurs en quelques clics seulement.
Par ailleurs, l’un des grands avantages du coffre-fort numérique est la disponibilité des documents administratifs (contrats, bulletins de paie…) à vie pour le collaborateur. Grâce au coffre-fort, il dispose d’un espace de stockage gratuit dans lequel il peut retrouver à tout moment ses documents professionnels, même après son départ de l’entreprise. Le salarié a également la possibilité d’importer ses documents personnels sur son coffre-fort numérique. Cela simplifie l’organisation personnelle des salariés, car ils ont l’assurance de toujours avoir accès à leurs documents administratifs, sans risque de perte.
2. Confidentialité et sécurité accrues
La confidentialité des données est primordiale. Avec un coffre-fort numérique, seuls les salariés ont accès à leurs informations. L’employeur et l’éditeur de la solution ne peuvent en aucun cas consulter le contenu du coffre-fort de leurs salariés. Les accès au coffre-fort sont personnels et protégés par des méthodes éprouvées (mot de passe, double authentification, etc.) pour une sécurité optimale. Enfin, l’utilisation d’un coffre-fort numérique certifié est en totale conformité avec le RGPD (règlement général sur la protection des données).
3. Réduction de l’impact environnemental
Le coffre-fort numérique s’inscrit dans une démarche « zéro papier ». Le passage à la dématérialisation permet de réduire significativement les coûts liés aux impressions et à l’envoi des bulletins de paie. Cette transition vers le numérique reflète l’engagement de l’entreprise envers la préservation de l’environnement. C’est un véritable atout pour la marque employeur et un levier d’attraction pour les candidats, de plus en plus soucieux des engagements environnementaux des entreprises.
Bon à savoir : la dématérialisation du bulletin de paie est considérée comme une action en faveur de l’environnement pour 65% des salariés français, selon une étude OpinionWay pour Althéa menée en décembre 2018.
4. Amélioration de la communication
Le coffre-fort numérique simplifie la communication entre l’employeur et les salariés. Ces derniers sont alertés par email dès qu’un nouveau document RH est disponible dans leur coffre-fort. Ainsi, les services RH n’ont plus besoin d’imprimer et de remettre manuellement les documents aux salariés. Ceux-ci bénéficient d’un accès rapide et facile à leurs documents, ce qui améliore la réactivité et la transparence de la communication.
5. Outil de fidélisation
L’expérience collaborateurs a une importance capitale. Celle-ci joue un rôle clé dans leur motivation et leur fidélisation. Aujourd’hui, les collaborateurs sont en quête d’outils innovants et efficaces pour simplifier leur quotidien et gagner du temps. Le coffre-fort numérique fait partie de ces outils très appréciés par les salariés et favorise ainsi leur bien être. Grâce à ses atouts, il renforce la marque employeur en offrant à chaque collaborateur un espace de stockage gratuit et disponible à vie !
Quelle solution choisir pour votre coffre-fort numérique ?
Avec le développement des bulletins de paie dématérialisés, de nombreuses solutions de coffres-forts numériques ont vu le jour. Cependant, toutes ces solutions ne sont pas nécessairement conformes aux exigences légales en lien avec la loi Travail de 2016, au RGPD, et surtout à la norme NF 203 CCFN.
Silae Dématérialisation : une solution de coffre-fort conforme à la législation
Pour assurer la conformité légale, il est impératif de choisir une solution de coffre-fort numérique qui réponde à des critères spécifiques développés ci-dessous. Le coffre-fort numérique Silae Dématérialisation prend en compte et intègre ces critères, ce qui garantit une gestion transparente, sécurisée et conforme des documents RH.
Archivage à Vocation Probatoire :
La solution choisie doit offrir un archivage à vocation probatoire. Cela signifie qu’elle doit être en mesure de justifier l’intégrité et l’exactitude de l’origine des documents stockés. Cette caractéristique est essentielle pour s’assurer que les documents RH sont préservés de manière fiable et qu’ils peuvent être utilisés comme preuve en cas de litige ou d’audit.
Traçabilité des opérations :
La traçabilité des opérations réalisées est une exigence cruciale. Toutes les actions effectuées dans le coffre-fort numérique, qu’il s’agisse de l’ajout de nouveaux documents, de leur consultation ou de toute autre opération, doivent être consignées de manière à ce qu’elles soient disponibles et accessibles pour l’utilisateur. Cela permet une surveillance continue et garantit que toutes les interactions avec les documents sont documentées.
Accès utilisateur dans le temps exclusif et sécurisé :
L’accès à la solution doit être strictement limité aux utilisateurs autorisés. Un utilisateur doit disposer d’un accès sécurisé, protégé par des mécanismes d’authentification fiables, tels que des mots de passe robustes et des systèmes de double authentification. Cela garantit que seules les personnes habilitées peuvent accéder aux documents RH sensibles.
Récupération facile des documents et des données :
Une caractéristique essentielle est la possibilité pour l’utilisateur de récupérer facilement les documents et les données stockés dans le coffre-fort. Cela inclue la possibilité de télécharger rapidement les documents en cas de besoin. Cette fonctionnalité assure la flexibilité et la praticité pour les utilisateurs.
Le coffre-fort numérique : une solution à adopter d’urgence !
En conclusion, le coffre-fort numérique ne se limite pas à une simple solution de stockage, il révolutionne l’expérience des collaborateurs grâce à ses nombreux atouts. Avec Silae Dématérialisation, les entreprises favorisent le bien-être de leurs salariés, tout en rationalisant leurs processus RH pour une meilleure gestion des ressources. Le coffre-fort numérique est une solution d’avenir qui répond aux besoins des entreprises et de leurs collaborateurs.
