Une bonne gestion des congés et absences est un enjeu important pour toute entreprise. Cette tâche administrative peut en effet être rapidement chronophage. Si elle est mal gérée, elle peut également être source de tensions entre vos salariés et managers. Un SIRH incluant un module de gestion des congés et absences peut s’avérer particulièrement efficace pour optimiser la gestion des congés et absences au sein de votre organisation. Fortify vous explique pourquoi.
Les atouts d’une solution de gestion des congés et absences
1. Gagner en productivité
La digitalisation des congés et absences va vous permettre un gain de temps et d’efficacité considérable en automatisant les tâches administratives à faible valeur ajoutée.
Comment fonctionne le module congés / absences ?
- Les collaborateurs effectuent leurs demandes de congés / absences en quelques clics depuis leur mobile / PC / tablette. Ils peuvent même joindre leurs pièces justificatifs à la demande.
- Les managers seront automatiquement notifiés des demandes de leurs équipes, qu’ils pourront valider / refuser directement.
- Le logiciel vous donne la possibilité de configurer votre workflow de validation sur mesure (par exemple collaborateur < Manager < Responsable de service < Service RH).
- Le salarié sera notifié en direct de la validation de sa demande. Les salariés peuvent suivre facilement leurs soldes de congés ainsi que le statut de leur demande depuis leur espace personnel.
Les collaborateurs et les managers gagnent ainsi en autonomie, les services RH sont moins sollicités et peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée (recrutement, formation, Onboarding…)
2. Valoriser votre marque employeur
En digitalisant la gestion de vos congés et absences vous allez également valoriser votre marque employeur. Tout d’abord, d’un point de vue environnemental, vous allez limiter l’utilisation de papier, ce qui va participer à la valorisation de votre démarche RSE.
De plus, digitaliser vos congés va permettre d’optimiser la communication et les interactions en interne. Les collaborateurs apprécieront cette gestion simplifiée de leurs demandes de congés et absences ainsi que la transparence et le suivi facilité par la plateforme digitale.
Vous offrez ainsi à vos employés une expérience fluide, moderne et digitale, en cohérence avec les attentes des générations actuelles. Tout ceci favorise le bien-être et la qualité de vie au travail.
3. S’adapter aux nouveaux modes de travail
En 2019, 70% des RH estimaient l’utilisation d’outils digitaux nécessaire pour gérer efficacement les congés et absences de leurs salariés. 55% d’entre eux déclaraient disposer de ce module au sein de leur entreprise (source : baromètre Edition Tissot).
Avec la crise sanitaire, les services RH sont encore plus conscients des enjeux et avantages du digital. La mise en place de solutions RH en mode SaaS apparait alors comme une évidence. Elles permettent en effet un accès à l’information facilité. Les collaborateurs peuvent accéder à leur plateforme à distance, à tout moment, avec une simple connexion internet. Cela permet de répondre aux nouvelles problématiques apparues avec la crise Covid-19 : télétravail, nomadisme, activité partielle… De plus, la solution de gestion de congés et absences facilite la gestion et l’organisation du télétravail. Les salariés peuvent en effet réaliser leurs demandes de télétravail directement via la solution. Vous pourrez ainsi consulter en un coup d’œil le planning de télétravail de vos équipes.
4. Être conforme à la législation et gagner en fiabilité
Selon une étude de l’ANDRH de 2020, 71% des DRH ont déclaré avoir des difficultés à suivre les évolutions réglementaires.
La loi française est en effet complexe et définit précisément la gestion des absences et présences en entreprise : congés payés, RTT, congés de fractionnement etc… Avec une solution de gestion des congés et absences, le risque d’erreurs est considérablement réduit, et la traçabilité des demandes sécurise les processus. Depuis la solution, les collaborateurs peuvent également suivre leurs compteurs et soldes de CP et RTT en temps réel en toute transparence. Enfin, la solution peut se connecter avec une solution de gestion de la paie, telle que Silae. Les données liées aux absences seront ainsi automatiquement prises en compte pour l’établissement des fiches de paie (décompte du nombre de jours de présence effective, calcul des tickets restaurants…). Vous garantissez ainsi à vos salariés une paie plus fiable et juste.
5. Optimiser le pilotage
L’accès au planning de congés / absences des collaborateurs permet aux managers de piloter efficacement l’organisation de son équipe. D’un seul coup d’œil, le manager peut visualiser si les membres de son équipe sont en congés et pour combien de temps. Cela lui permet également d’anticiper les éventuels remplacements.
Le module congés et absences inclue également l’édition de rapports personnalisables (durée, fréquence, motifs de congés…). Il permet par ailleurs une analyse des indicateurs RH : nombre de jours travaillés, taux d’absentéisme, etc.
